Perché non devi avere paura di digitalizzare il tuo sistema di gestione HSEQ e ESG

5 minuti

W. Edwards Deming disse una volta: "Senza dati, sei solo un'altra persona con un'opinione". Nel corso degli anni, questa dichiarazione è diventata sempre più vera per i team HSEQ.

Non è raro che i professionisti HSEQ sminuiscano il valore dei dati HSEQ e ESG per motivi spesso giustificati come "i dati non sono affidabili", "i dati sono fuorvianti" o "dobbiamo concentrarci sulle persone piuttosto che sui dati". Sebbene queste argomentazioni possano essere valide, si tratta in definitiva di scuse per evitare l'inevitabile, ovvero la creazione di un motore di raccolta ed elaborazione dei dati HSEQ all'interno della nostra organizzazione. Questo articolo è stato pensato per aiutarti a superare gli ostacoli emotivi che vi impediscono di trarre vantaggio dalla tecnologia che tu e la tua azienda meritate.

Perché i team HSEQ tendono a resistere al cambiamento quando si tratta di digitalizzare i processi HSEQ?

Ho cercato a lungo di razionalizzare le ragioni per cui alcuni professionisti HSEQ si rifiutano ancora di investire il loro tempo nella costruzione e nell'affinamento di un sistema per la gestione digitalizzata in ambito HSEQ. La mia conclusione è molto naturale: le persone tendono a evitare le cose che non capiscono abbastanza bene. Dato che i professionisti HSEQ, proprio come me, hanno di solito una buona formazione in ingegneria o psicologia, la formazione spesso non include competenze informatiche e nel migliore dei casi fornisce al massimo una comprensione molto superficiale delle soluzioni software HSEQ.

Ma nel mondo di oggi le aziende, e tutte le organizzazioni fatte da persone, hanno bisogno di software per funzionare. Sarebbe difficile per me vedere noi professionisti HSEQ tornare ad usare carte e fogli di calcolo, a meno che il processo non sia già digitalizzato. La digitalizzazione porta evidenti benefici e questo vale per tutti i processi, che si tratti di automazione del marketing, fatturazione, firme digitali, raccolta di dati ESG o processi HSEQ come la gestione degli incidenti, le SDS (Schede di Sicurezza) o gli audit. E ciò che vale per qualsiasi nuovo aiuto tecnologico, vale anche per il software HSEQ: una volta digitalizzati, non si torna indietro. Oppure sceglieresti di abbandonare definitivamente il tuo smartphone e di tornare ai telefoni fissi?

Argomento #1: Mancanza di competenze tecniche ed informatiche

Often on such projects, EHSq believe they lack the necessary IT or technical skills. And if that is indeed the case, there may be a fear that the driver's seat will have to be given to someone outside of EHSQ, jeopardizing the desired outcomes and derailing the project. In addition, EHSQ leaders may fear that failure on such an important project could have consequences for their careers.

Spesso, in progetti di questo tipo, il team HSEQ ritiene di non avere le necessarie competenze informatiche o tecniche. E se questo è effettivamente il caso, si può temere che il posto di guida possa essere affidato a qualcuno al di fuori dell'HSEQ, mettendo a rischio i risultati desiderati e facendo deragliare il progetto. Inoltre, i leader HSEQ possono temere che un fallimento di un progetto così importante possa avere conseguenze sulla loro carriera.

Argomento #2: L'EHSQ coinvolge tutti

Spesso sento dire che l'HSEQ è un'attività che riguarda le persone, non il software, e quindi non dovremmo farci distrarre da applicazioni mobili o piattaforme HSEQ, ma piuttosto usare il nostro tempo per allenare i manager e i supervisori o per formare ed educare le persone in prima linea.

Sono d'accordo che si tratta di un'osservazione giusta, ma ricorda che un obiettivo chiave di ogni progetto software ESG o HSEQ è quello di risparmiare tempo e automatizzare i processi manuali. Il software HSEQ è progettato per automatizzare le notifiche, gli incarichi, i promemoria, le escalation e semplificare la raccolta dei dati sul consumo di energia, le osservazioni sulla sicurezza, i near miss e molto altro ancora. Queste attività ripetitive non consumano forse il tempo che preferiresti investire per parlare con le persone, istruirle e formarle e, in sostanza, per fare il lavoro desiderato dalle persone? Non penseresti mai che ci dovrebbe essere più tempo per il vostro lavoro di strategia in ambito ESG e per pianificare le cose in anticipo senza fretta, senza essere sempre di corsa?

Il software HSEQ alleggerisce il carico di lavoro dei responsabili della salute e della sicurezza, consentendoci di recuperare il tempo che avremmo dedicato alle attività amministrative e di investirlo nella safety leadership per far sì che l'HSEQ coinvolga tutte le parti interessate.

Ragioniamo ancora un pò: se tu avessi a disposizione i dati ESG e HSEQ in modo strutturato, non sarebbe più facile creare i KPIs che il management e gli stakeholder richiedono per le loro iniziative ESG?

Argomento #3: Né tempo, Né denaro

L'ostacolo emotivo successivo deriva dal fatto che non c'è tempo né denaro da investire per costruire il processo digitalizzato. Spesso questa è la realtà. Sono comunque fiducioso che questi ostacoli siano solo ostacoli sulla strada e non vicoli ciechi. Se cerchi aiuto per convincere il management nella scelta del giusto software HSEQ, ti suggerisco di consultare il nostro recente whitepaper di "Come scegliere il giusto software HSE".

La tua mission - il tuo set di strumenti

Azzardo un'ipotesi: il team HSEQ è stato assunto nella tua organizzazione per diminuire il numero di eventi avversi, come incidenti e infortuni. Probabilmente lo scopo è quello di fare in modo che le persone possano tornare a casa dal lavoro incolumi. Io stesso lavoravo nel settore HSEQ, costruendo processi di gestione degli incidenti, capendo come identificare i pericoli, come controllare i rischi residui con ispezioni settimanali e Safety Walks, come coinvolgere le persone in prima linea e ottenere l'impegno della leadership nei miei programmi HSEQ. So come funziona ed è più complicato di quanto si possa pensare. E soprattutto so quanto tempo ci vuole e a volte sembra che non ci sia tempo per un nuovo progetto software. È importante ricordare che se non lo fate voi, lo farà qualcun altro.

La mia personale esperienza HSEQ

Nel corso della mia carriera in ambito HSEQ, la quale mi ha visto impegnato anche nell'implementazione di software HSEQ, ho finito per fondare una mia società di software nel 2014. All'epoca non ero convinto dei software esistenti e volevo rendere la sicurezza meno noiosa per i non addetti ai lavori. Dopo aver unito le forze con Quentic nel 2017, ho aiutato i team HSEQ dei clienti a convincere i decisori e i responsabili del budget a digitalizzare l'HSEQ, ho supportato i consulenti e i clienti di Quentic a trovare il modo di modellare i processi HSEQ per adattarli alle loro esigenze senza l'ausilio dell'IT e, soprattutto, dall'inizio del 2020 ho avuto il privilegio di migliorare le nostre soluzioni software in qualità di product manager di Quentic per ampliare le mie conoscenze e aiutare migliaia di persone a creare ambienti di lavoro più sicuri.

A dire il vero, avendo frequentato solo due corsi di coding all'università, all'inizio mi sembrava di non avere le competenze necessarie per capire come ingegnerizzare un software per risolvere i complessi problemi HSEQ del mondo reale, ma oggi mi sento sicuro di poterlo fare. Ora capisco che personalmente non ho bisogno di possedere tutte le competenze software, ma posso concentrarmi sui miei punti di forza: capire i problemi di fondo che i nostri utenti e clienti devono affrontare. Ci sono problemi grandi e piccoli e all'inizio sembra opprimente risolverli tutti. Mi sentivo così anche quando ero un giovane ingegnere HSEQ, con problemi che andavano dalla valutazione dei rischi, alla scelta dei DPI, alla gestione dei rischi psicosociali. Tuttavia, con il tempo e con un processo organizzato di definizione delle priorità, i grandi problemi possono essere suddivisi in parti più piccole, che diventano risolvibili individualmente con l'aiuto dei miei colleghi dello sviluppo software, dell'esperienza utente, del successo dei clienti, della consulenza e di altri reparti.

È proprio così che è possibile superare l'ansia di digitalizzare i processi HSEQ nella tua organizzazione. Passo dopo passo e con l'aiuto di altri specialisti come i vostri consulenti IT interni o consulenti software che potrebbero conoscere meglio la tecnologia. Non nego che è necessario investire del tempo in un progetto di questo tipo, ma forse più rapidamente di quanto pensi, sono sicuro che tu e le persone della tua organizzazione risparmierete molto tempo. Poi, potrete scegliere come investire il tempo risparmiato, se con le persone o con la strategia o con qualcos'altro.

Outlook: miglioramento continuo basato sul supporto digitale

W. Edwards Deming aveva ragione: per prendere decisioni migliori servono davvero i dati. Ma rappresentava anche un altro importante punto di vista: il miglioramento continuo. È una filosofia da adottare anche quando si implementa un software, si migliora la qualità dei dati ESG, si coinvolge il personale in prima linea e si ottiene l'impegno del management nei progetti.

Anche se il tuo lavoro non è mai finito al 100%, il miglioramento sarà molto più rapido se basato su una soluzione digitale. Diversi responsabili HSEQ, come te e me, hanno dimostrato la rapidità con cui è possibile ottenere grandi cambiamenti: valutazioni dei rischi più rapide e manager finalmente in grado di contribuire alla salute e alla sicurezza o personale che rende visibile un maggior numero di near miss, contribuendo così a creare i dati necessari per migliorare le condizioni di salute e sicurezza.

Ogni soluzione porterà nuove sfide, che richiedono la tua attenzione e un miglioramento continuo. Ma non lasciare che nessuna delle argomentazioni (mancanza di competenze informatiche, mancanza di tempo e denaro, attenzione alle persone) ti impedisca di digitalizzare il vostro sistema di gestione HSEQ.