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Non sarebbe fantastico poter mappare un processo aziendale molto complesso su un solo foglio A4? I Risk, Quality e Environment Managers, così come tutti i dipendenti, sarebbero in grado di riconoscere i parametri chiave di un processo e le loro connessioni e interazioni. In base a ciò, sarebbero in grado di ottimizzare sia la collaborazione interna sia la qualità del prodotto. Sembra una buona idea, no? Di fatto lo è, ed è alla tua portata! Ti presentiamo il diagramma a tartaruga.
Il diagramma a tartaruga è una modalità per analizzare e definire, attraverso una rappresentazione grafica, un processo. Esso elenca ogni caratteristica del processo singolarmente, visualizzando così come le componenti di un processo si collegano e si relazionano tra loro. Sebbene il diagramma a tartaruga utilizzi un singolo foglio A4, esso crea una panoramica dettagliata dei processi, comprese le interfacce e le interdipendenze tra i parametri del processo. Il diagramma a tartaruga pone quindi le basi per una gestione dei processi a lungo termine e per una gestione sistematica dei rischi.
Come suggerisce il nome, il diagramma a tartaruga assomiglia al corpo di una tartaruga. La testa del rettile rappresenta l'input, mentre la coda rappresenta l'output risultante dai processi e le quattro zampe rappresentano i fattori che influenzano questi processi. Questo metodo semplificato di analisi dei processi rende facile e veloce l'identificazione e la mappatura di tutti i parametri rilevanti nei processi di un'azienda.
A differenza dei complessi diagrammi di processo che tracciano il quadro generale basato sui processi di gestione, di base e di supporto di un'azienda, i diagrammi a tartaruga facilitano l'analisi, la descrizione e la valutazione strutturata di specifici processi. Questi diagrammi sono pertanto facilmente comprensibili a tutti i dipendenti. Questa tipologia di diagrammi non solo è utile per definire, analizzare, strutturare e migliorare i singoli processi, ma evidenzia anche le connessioni e le interdipendenze tra questi processi. Di conseguenza, essi sono diventati uno strumento consolidato per aumentare la consapevolezza dei processi (ad esempio, per migliorare la consapevolezza della qualità) e come aiuto visivo nelle valutazioni del personale.
Questa sezione è utilizzata per determinare l'input necessario per produrre l'output. Questo è il risultato dei requisiti specificati dal cliente o da altre parti interessate.
Descrive le risorse utilizzate, ad esempio strutturate per gruppi di risorse. Include le risorse materiali, le infrastrutture come macchinari, attrezzature e strumenti e l'ambiente di lavoro.
In quest'area si elencano gli obiettivi perseguiti attraverso il processo, i dati e gli indicatori di performance utilizzati per misurarli.
È il luogo in cui nominare i processi oggetto di analisi. Le fasi chiave del processo possono essere tracciate qui, anche se non è indispensabile. Si possono anche disegnare frecce che partono dalla pancia per specificare a) le persone responsabili di un processo e b) i rischi e le opportunità di un processo.
Quest'area chiede "chi", concentrandosi sui responsabili del processo e sulle capacità, le competenze e la formazione di cui hanno bisogno per portare a termine il processo con successo.
Serve a specificare i metodi, le istruzioni e le procedure applicate durante il processo.
È il luogo in cui descrivere l'output, ossia il risultato, il prodotto o l'informazione forniti dal processo.
Quando si cerca di analizzare un processo utilizzando il diagramma a tartaruga, il primo passo è definire il processo da analizzare e il suo obiettivo, quindi elencare tutte le risorse pertinenti. Questo include i process owners, gli input richiesti e qualsiasi attrezzatura o risorsa non materiale necessaria per il processo, come i dipendenti e le loro capacità. Dovreste anche annotare gli indicatori utilizzati per valutare il processo, le informazioni sulle normative e gli standard, nonché i rischi che potrebbero compromettere la riuscita del risultato e le opportunità insite nel processo. In pratica, è utile tracciare il diagramma a tartaruga in una tabella 3x3. Quindi, nel caso dell'esempio di "assistenza e manutenzione", si potrebbe riempire la tabella con i seguenti punti elenco:
Risorse Strumenti, IT | Process owners Responsabili della tecnologia e della manutenzione | Partecipanti Dipendenti dei reparti Assistenza e Manutenzione, Produzione e Acquisti |
Input Messaggi di errore, notifiche dei dipendenti | Obiettivo Ispezioni periodiche di macchinari e impianti; riparazioni e sostituzioni preventive di parti di macchinari. | Output Attrezzature e macchinari sicuri e funzionanti |
Indicatori Tempo di interruzione, tempi di inattività delle macchine | Rischi/Opportunità Processi sicuri, meno tempi di fermo macchina e meno incidenti sul lavoro | Informazioni Piano di manutenzione, istruzioni operative, istruzioni procedurali e istruzioni di lavoro. |
Successivamente, è possibile aggiungere queste informazioni al diagramma:
Vantaggi | Svantaggi |
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Il miglioramento dell'efficienza dei processi ha un ruolo fondamentale nella gestione della qualità in azienda Perché? Perché l'orientamento ai processi significa concentrarsi sul soddisfacimento dei requisiti, e la qualità è sempre garantita quando il prodotto di un'organizzazione soddisfa i requisiti definiti dal cliente. Il diagramma a tartaruga evidenzia i fattori che influenzano la produzione.
Lo standard internazionale per i sistemi di gestione della qualità, ISO 9001, richiede alle organizzazioni di adottare un approccio orientato ai processi, definendo e controllando sistematicamente i processi e le loro interdipendenze necessarie per produrre l'output desiderato. Nel caso di un sistema di gestione della qualità in linea con la norma ISO 9001, ciò consente di ottenere qualità soddisfacendo i requisiti del cliente.
La clausola 4.4 della norma, "Sistema di gestione della qualità e relativi processi", richiede di determinare e definire i processi di gestione, di base e di supporto e i corrispondenti parametri di processo per il SGQ. Questi parametri comprendono i seguenti punti, riconoscibili dal diagramma a tartaruga:
È fondamentale determinare, applicare, valutare e migliorare questi parametri di processo. In questo modo, è possibile valutare i processi, implementare le modifiche e ottenere l'ottimizzazione dei processi.
L'orientamento ai processi svolge un ruolo simile nello standard di gestione della qualità ISO/TS 16949, che si applica all'industria automobilistica europea e nordamericana. Entrambi gli standard richiedono alle aziende di implementare l'orientamento ai processi, ma non fanno riferimento esplicito ai diagrammi a tartaruga. Le aziende sono invece libere di stabilire come condurre l'analisi dei processi in conformità con lo standard e di dimostrarlo durante gli audit. Il metodo tartaruga è semplicemente uno strumento particolarmente adatto che si è affermato nella pratica.
Il diagramma a tartaruga è utilizzato anche nel contesto di altri sistemi di gestione. ISO 14001, ISO 50001 e ISO 45001 seguono tutti un approccio orientato ai processi, con l'obiettivo di definire, pianificare e controllare i processi necessari per ottenere l'output desiderato. In un sistema di gestione ambientale in linea con la ISO 14001, l'output desiderato è il miglioramento delle prestazioni ambientali. In un sistema di gestione dell'energia in linea con la ISO 50001, l'output desiderato è il miglioramento dell'efficienza energetica. Altresì, in un sistema di gestione della salute e della sicurezza sul lavoro in linea con la norma ISO 45001, l'output desiderato è il miglioramento della salute e della sicurezza dei dipendenti sul luogo di lavoro.
Il primo passo consiste nel definire tutti i processi aziendali significativi e nel raccoglierli in una mappa del panorama dei processi. Il funzionamento del sistema di gestione ambientale, energetico o della sicurezza sul lavoro è regolato da processi di gestione e di supporto. È importante definire i criteri per tutti i processi che hanno un impatto o un'influenza sulle prestazioni ambientali, energetiche o sulla sicurezza sul lavoro. Il diagramma a tartaruga è ideale per questo compito di definizione e analisi dei processi. I risultati devono essere documentati in un'istruzione procedurale a disposizione di tutti i dipendenti.
Il Diagramma a Tartaruga è uno strumento efficace per la mappatura, mediante una rappresentazione grafica, di un processo aziendale. La rappresentazione concisa e basata su note di tutti i parametri rilevanti per un processo, nonché delle loro connessioni e interdipendenze, fornisce una visione d'insieme e crea trasparenza per tutti coloro che sono coinvolti in un processo. Di conseguenza, il diagramma a tartaruga pone le basi per una migliore collaborazione tra i diversi reparti e può supportare misure di gestione, riduzione dei costi e ottimizzazione dei processi. Gli standard internazionali richiedono alle aziende di adottare un approccio orientato ai processi in relazione alla gestione della qualità e ad altri sistemi di gestione. Il diagramma a tartaruga è uno strumento pratico per implementare questo approccio e serve come fonte di evidenza durante i processi di audit.
