Audit 5S: migliorare la sicurezza

10 minuti20/04/2023

Dammi un cinque per la sicurezza! Il metodo delle 5S è uno strumento semplice che tutti i responsabili OHS e i professionisti della sicurezza dovrebbero utilizzare per ottimizzare la sicurezza sui luoghi di lavoro e durante le fasi di produzione. Il risultato? Maggiore consapevolezza, miglioramento della sicurezza e migliore qualità del lavoro. Il metodo delle 5S pone il tema della salute e della sicurezza sul lavoro al primo posto nella testa dei dipendenti.

Questo approccio di Lean Management ha le sue origini in Giappone. L'audit 5S è diventato famoso grazie al suo utilizzo da parte di Toyota, che applica sistematicamente il metodo nei suoi spazi di lavoro e negli stabilimenti produttivi. Conducendo degli audit 5S a cadenza regolare, puoi incoraggiare tutti i dipendenti a rappresentare e ripetere il metodo 5S, in modo che, dopo poco tempo, lo applichino automaticamente e in modo indipendente. Lo stesso vale per gli audit 5S nelle aree di produzione.

In questo articolo, diamo uno sguardo dettagliato alle singole fasi del metodo 5S e forniamo una panoramica delle singole fasi e dei miglioramenti che ne derivano, insieme a una checklist di punti specifici per aiutarti a redigere un questionario di audit. Inoltre, parliamo della frequenza con cui i manager e i professionisti della sicurezza dovrebbero effettuare gli audit 5S e del modo in cui questo metodo è collegato al Lean Management, al Kaizen e al ciclo PDCA nei sistemi di gestione certificati ISO.

Le fasi del metodo 5S

Il metodo 5S prende il nome da cinque parole giapponesi: seiri, seiton, seiso, seiketsu e shitsuke. Esse possono essere tradotte come: selezionare, mettere in ordine, far brillare, standardizzare e sostenere.

Selezionare (seiri)

La prima fase dell'audit 5S consiste nel creare una panoramica della situazione attuale. Quali oggetti e compiti sono necessari? Quali sono superflui e potrebbero essere eliminati? Lavorando insieme ai dipendenti, il management può selezionare ciò che è utile da ciò che è superfluo. Quali aspetti sono essenziali e utilizzati di frequente? Cosa utilizziamo meno frequentemente? Di cosa potremmo fare a meno?

Suggerimento

Non tutti gli asset e i compiti possono essere classificati in modo definitivo come utili o superflui. Prova a mettere un punto interrogativo accanto a tutto ciò che è discutibile. Se quell'asset o processo non verrà utilizzato nei giorni o nelle settimane successive, allora potrai classificarlo come superfluo.

Miglioramento

I dipendenti si impegnano attivamente con i singoli elementi della loro postazione di lavoro o degli impianti di produzione. La selezione non solo libera spazio e fornisce una migliore visione d'insieme, ma aiuta anche a sensibilizzare l'opinione comune, con conseguente aumento della sicurezza.

Mettere in ordine (seiton)

Nella seconda fase dell'audit 5S, prova ad eliminare gli oggetti e i compiti superflui o raramente utilizzati. Poi applica un'organizzazione sistematica per mettere ordine agli elementi utili. Ciò significa assegnare ad ogni cosa una posizione fissa e mantenerla lì.

Suggerimento

Discuti con i dipendenti su quali oggetti utilizzano, in quali momenti e con quale frequenza. Aggiungi adesso queste informazioni nell'organizzazione del sistema.

Miglioramento

L'implementazione di un approccio sistematico semplifica e accelera i processi sul posto di lavoro. Il sistema riduce al minimo il potenziale di frustrazione, in quanto i dipendenti possono contare sul fatto di avere a portata di mano tutte le risorse di cui hanno bisogno. L'eliminazione degli elementi superflui elimina le distrazioni, in modo che i dipendenti rimangano concentrati. Allo stesso tempo, l'organizzazione sistematica riduce al minimo i rischi potenziali per la sicurezza e migliora la sicurezza sul posto di lavoro.

Far brillare (seiso)

Questa fase degli audit 5S mira a far brillare i singoli oggetti e processi. In altre parole, è il momento di “tirare a lucido gli spazi aziendali”! Tu e i tuoi collaboratori dovete assicurarvi di far brillare i singoli strumenti e riordinare gli spazi di lavoro.

Suggerimento

Cerca di analizzare cosa ha reso sporco il luogo di lavoro. Come si può evitare l'accumulo di sporcizia in futuro? L'organizzazione sistematica deve essere regolata o adattata? Oppure sono necessarie modifiche più ampie per eliminare lo sporco in modo più rapido e semplice in futuro?

Miglioramento

La pulizia crea un'atmosfera piacevole sul posto di lavoro ed è fondamentale per la salute e il benessere dei dipendenti. Il risultato? Migliora la motivazione, aumenta la produttività e riduce lo stress. La pulizia regolare degli spazi di lavoro può anche far emergere un potenziale di miglioramento imprevisto.

Standardizzare (seiketsu)

In questa fase dell'audit 5S, si crea uno standard universalmente applicabile per un processo sul luogo di lavoro o in produzione. Ciò significa che un determinato processo viene eseguito esattamente nello stesso modo, in linea con gli stessi requisiti, in tutta l'azienda. Prendiamo, ad esempio, l'assemblaggio dei prodotti: i dipendenti eseguono fasi di lavoro chiaramente definite e hanno sempre a disposizione un numero ben definito di componenti e strumenti necessari. Inoltre, applicano sistematicamente le misure di sicurezza specifiche.

Suggerimento

Il management deve collaborare con i dipendenti per elaborare regole chiare che creino una procedura standardizzata per ogni processo. Ecco un esempio: un banco di lavoro deve sempre avere esattamente un contenitore pieno di dadi e bulloni. I dipendenti lo assicurano riempiendo costantemente il contenitore come richiesto.

Miglioramento

Questa fase del metodo 5S consente di creare uno standard universalmente riconosciuto in termini di efficienza e sicurezza. Questo standard può essere facilmente riprodotto e ottimizza le prestazioni. Se i dipendenti eseguono un compito utilizzando esattamente lo stesso metodo sicuro ed efficiente ogni volta, sarà più facile identificare e correggere eventuali deviazioni. Inoltre, è possibile identificare e sfruttare il potenziale di ottimizzazione in modo più efficace, soprattutto in relazione alla sicurezza sul lavoro.

Sostenere (shitsuke)

La fase finale di un audit 5S è il fulcro del metodo 5S. Si tratta di esaminare se le regole sviluppate vengono effettivamente applicate. I processi sono conformi ai requisiti? I dipendenti hanno interiorizzato le procedure? E, soprattutto: c'è un ulteriore margine di miglioramento? In questa fase del metodo 5S, l’obiettivo del management è evitare di dormire sugli allori e di godere dei successi passati. I managers dovrebbero invece chiedersi se c'è un modo per migliorare ulteriormente la sicurezza.

In definitiva, questa fase dell'audit 5S non finisce mai.

Suggerimento

Cerca di instaurare un dialogo con i dipendenti nell'ambito dell'audit 5S. Hanno compreso che ci sono altre modalità di fare le cose? C'è qualcosa che li preoccupa? Hanno identificato le aree che potrebbero essere migliorate? Hanno idee per sviluppi specifici? Il metodo 5S incoraggia espressamente la discussione di questi aspetti.

Miglioramento

Miglioramento continuo e migliore sicurezza sul lavoro. La ricerca costante di potenziali ottimizzazioni mantiene il tema della sicurezza sul lavoro in cima alla lista delle priorità aziendali. Oppure, per essere più precisi: nonostante i processi standardizzati, i dipendenti evitano di cadere nella routine e rimangono invece consapevoli e vigili.

Come creare e ottimizzare il tuo audit 5S

Stai pianificando di condurre il tuo primo audit utilizzando il metodo delle 5S? Forse hai già effettuato un audit e desideri ottimizzare l'elenco delle domande? Di seguito, abbiamo raccolto alcuni preziosi consigli per aiutarti a creare e ottimizzare il tuo modello di audit.

Con quale frequenza devo effettuare gli audit 5S?

La frequenza degli audit dipende in larga misura dalle circostanze specifiche della tua azienda:

• Numero di dipendenti
• Complessità delle mansioni
• Tipologia del luogo di lavoro
• Entità delle attività produttive
• Pericoli potenziali

I primi audit 5S che effettuerai saranno più completi e richiederanno una certa quantità di tempo. Ciò è dovuto in particolare al tempo necessario per classificare gli asset in due gruppi: necessari e non necessari. L'intero processo diventa più facile una volta completato questo compito, perché l'attenzione principale si sposta sull'esaminare se i dipendenti stanno effettivamente mettendo in pratica le regole 5S che avete sviluppato. Come regola generale, il nostro consiglio è di pianificare un audit 5S al mese. A questo proposito, uno strumento OHS digitale può essere estremamente utile.

Buono a sapersi:

Effettuare audit 5S in modo continuativo incoraggia i tuoi dipendenti a prepararsi regolarmente per gli audit. Questo aiuta il metodo 5S a radicarsi nel lavoro quotidiano. E, dopo un certo periodo di tempo, i numerosi vantaggi del metodo 5S si svilupperanno da soli.

Il metodo 5S nel Lean Management

Il Lean Management è un approccio che mira a organizzare i processi in modo più efficiente. I metodi di Lean Management includono il Kaizen, noto anche come miglioramento continuo, che si è radicato in molti sistemi di gestione standardizzati sotto forma del ciclo PDCA (Plan – Check – Do - Act).

Kaizen

Il nome Kaizen è l’unione di due parole giapponesi: "kai-", che significa "miglioramento", e "-zen", che significa "cambiamento in meglio". Il metodo 5S deriva dal concetto di Kaizen e tocca vari elementi in modo leggermente diverso. Il fulcro del metodo 5S, "Sostenere" (shitsuke), è tratto direttamente dal concetto di Kaizen.

Il Kaizen nel ciclo Plan - Do - Check - Act

Le dieci fasi del metodo Kaizen (come implementato da Toyota) possono essere facilmente assegnate al ciclo PDCA.

Plan: 
1. Definisci e chiarisci il problema
2. Documenta la situazione attuale
3. Visualizza la situazione ideale
4. Determina gli obiettivi
5. Sviluppa una strategia di attuazione
6. Redigi un piano - cosa, chi e quando

Do:
7. Attua il piano

Check:
8. Valuta la sua efficacia

Act: 
9. Documenta il tuo lavoro
10. Conferma i risultati

Sintesi

Le aziende che implementano il metodo 5S nelle loro attività quotidiane migliorano la sicurezza sul lavoro, aumentano la consapevolezza dei dipendenti e sostengono un processo di miglioramento continuo. Una parte particolarmente importante del metodo 5S è garantire il coinvolgimento di tutti i dipendenti. Questo aumenta l'attenzione sulla sicurezza sul lavoro.