Gestione documenti

Con Quentic Base del software Quentic.

Gestione sistematica dei documenti

Facilissimo, con Quentic

Salvataggio centralizzato dei documenti

  • Archiviazione dei documenti chiara con cartelle strutturate in base al bisogno
  • Supporto di tutti i più comuni formati di file 
  • Upload e download di singoli documenti nonché di intere raccolte di documenti 
  • Facile reperibilità grazie a numerosi filtri 
  • Regolazione degli accessi, documento per documento
  • Collegamento in Quentic di documenti con banche dati di interesse 
  • Possibilità di accedere parallelamente ai documenti da diverse parti 
  • Documenti consultabili dagli utenti con un semplice clic del mouse 
  • Procedura che facilita l'attuazione di modifiche successive e assicura l'accesso alla versione più attuale ovvero alla versione rivista

Accesso ai documenti

Revisione dei documenti

  • Ripartizione chiara delle responsabilità per la gestione dei documenti 
  • Promemoria per ciascun documento alla scadenza del ciclo, che ricorda di rivedere e verificare l'attualità dei contenuti 
  • Gestione delle versioni dei documenti per stesure vecchie e attuali 
  • Visualizzazione dello stato di avanzamento della revisione di un documento per maggiore trasparenza
  • Approvazione di documenti regolamentata, con protocolli e passaggi di approvazione automatizzati
  • Autorizzazione di workflow individuali, con la possibilità di stabilire anche diverse fasi di elaborazione, verifica e approvazione per ciascun documento 
  • Sistema intelligente che permette ai dipendenti non inclusi nel processo di elaborazione del documento di accedere solo alle versioni approvate

Approvazione dei documenti corretti

Archiviazione accurata

Quando determinati documenti non servono più, è necessario comunque osservare i termini di conservazione previsti per legge. Quentic ti aiuta anche in questo aspetto della gestione documenti: archivia i documenti che prevedono un tempo di conservazione obbligatorio, al fine di evitarne la cancellazione anticipata. Allo stesso tempo, puoi creare una visione d'insieme migliore, poiché i documenti archiviati risultano visibili in Quentic solo a determinati utenti.

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