Gestione documenti

Con Quentic Base del software Quentic

Gestione sistematica dei documenti

Facilissimo, con Quentic

Salvataggio centralizzato dei documenti

  • Archiviazione dei documenti chiara con cartelle strutturate in base al bisogno
  • Supporto di tutti i più comuni formati di file 
  • Upload e download di singoli documenti nonché di intere raccolte di documenti 
  • Facile reperibilità grazie a numerosi filtri 
  • Regolazione degli accessi, documento per documento
  • Collegamento in Quentic di documenti con banche dati di interesse 
  • Possibilità di accedere parallelamente ai documenti da diverse parti 
  • Documenti consultabili dagli utenti con un semplice clic del mouse 
  • Procedura che facilita l'attuazione di modifiche successive e assicura l'accesso alla versione più attuale ovvero alla versione rivista

Accesso ai documenti

Revisione dei documenti

  • Ripartizione chiara delle responsabilità per la gestione dei documenti 
  • Promemoria per ciascun documento alla scadenza del ciclo, che ricorda di rivedere e verificare l'attualità dei contenuti 
  • Gestione delle versioni dei documenti per stesure vecchie e attuali 
  • Visualizzazione dello stato di avanzamento della revisione di un documento per maggiore trasparenza
  • Approvazione di documenti regolamentata, con protocolli e passaggi di approvazione automatizzati
  • Autorizzazione di workflow individuali, con la possibilità di stabilire anche diverse fasi di elaborazione, verifica e approvazione per ciascun documento 
  • Sistema intelligente che permette ai dipendenti non inclusi nel processo di elaborazione del documento di accedere solo alle versioni approvate

Approvazione dei documenti corretti

Archiviazione accurata

Quando determinati documenti non servono più, è necessario comunque osservare i termini di conservazione previsti per legge. Quentic ti aiuta anche in questo aspetto della gestione documenti: archivia i documenti che prevedono un tempo di conservazione obbligatorio, al fine di evitarne la cancellazione anticipata. Allo stesso tempo, puoi creare una visione d'insieme migliore, poiché i documenti archiviati risultano visibili in Quentic solo a determinati utenti.

Panoramica delle funzioni più importanti

Funzionalità di Quentic Base

Rappresentazione delle strutture aziendali

Con Quentic Base puoi registrare in modo centralizzato le strutture più importanti dell'azienda, per potervi poi collegare tutti gli altri moduli Quentic. Questo ti consente di ottenere dati uniformi, evitare contenuti ridondanti e di osservare ogni ambito dell'azienda da diverse prospettive. Allo stesso tempo, puoi ottenere una lista chiara di tutte le sedi, gli strumenti e le strutture aziendali.

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Gestione provvedimenti

Quentic offre la flessibilità necessaria per organizzare misure correttive e preventive di ogni tipo. Promuovi il miglioramento continuo della tua azienda con una pianificazione accurata, strumenti pratici e documenti completi per la gestione dei provvedimenti.

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Gestione promemoria ed escalation

Le panoramiche rapide sono il modo in cui Quentic ti aiuta a tenere sotto controllo promemoria e scadenze, assicurando che nulla sfugga. Come? Con la gestione dei promemoria e delle escalation: i membri del team sono avvisati automaticamente quando si avvicinano le scadenze.

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Dall'analisi delle cause al perfezionamento dei processi

Se durante il processo si verificano deviazioni, difetti di qualità o addirittura danni, è necessario agire subito. Tuttavia, è importante non solo eliminare i sintomi, ma anche identificare le cause profonde e affrontare le effettive fonti del problema, come richiesto ad es. anche dalla norma ISO 14001:2015. Con l'analisi delle cause Quentic ti aiuta a trovare soluzioni a lungo termine per evitare che si ripetano situazioni indesiderate, secondo il principio del "continual improvement process" (CIP).

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Gestione utenti e impostazioni di sistema

Una parte di Quentic Base riguarda l’amministrazione del software. Questa serve a gestire l’accesso degli utenti, effettuare le impostazioni di base del sistema e mettere a disposizione modelli importanti. La struttura chiara di tutte le opzioni permette di orientarsi rapidamente e di impostare i parametri desiderati anche senza particolari conoscenze informatiche. In questo modo puoi coordinare l’accesso dei singoli attori in EHS in base ai loro incarichi.

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