Sicurezza sul lavoro, Digitalizzazione, Crisis management

Gestire l’emergenza Covid-19 e azzerare i contagi in azienda

Ecco come Pfizer è riuscita a garantire la sicurezza sul lavoro durante la pandemia grazie a Quentic

10 Minuti

Mentre il produttore farmaceutico Pfizer stava lavorando con BioNTech alla ricerca di un vaccino mRNA per prevenire l'infezione da Coronavirus, presso lo stabilimento di Friburgo il responsabile HSE, Manuel Senger, si stava confrontando con un'altra sfida: quella di ridurre al minimo il rischio di contagio all'interno dell'impianto stesso. In collaborazione con il dipartimento HSE e il team aziendale di gestione dell’emergenza, ha sviluppato un protocollo igienico per proteggere dal Covid-19 in maniera efficace i 1500 collaboratori Pfizer e i 300 lavoratori delle ditte esterne.

Scegliere gli strumenti giusti per un'adeguata prevenzione contro la pandemia

di Manuel Senger

Già durante le prime settimane della pandemia abbiamo subito dovuto affrontare grandi sfide organizzative: siamo stati infatti sommersi da chiamate ed e-mail da parte dei nostri dipendenti e collaboratori contenenti segnalazioni e domande in merito al Covid-19. Era chiaro per me che se non avessimo digitalizzato subito la raccolta e l’elaborazione di quei dati, in pochissimo tempo non avremmo più avuto sotto controllo i contagi, i casi sospetti e i contatti che avvenivano all’interno dell’azienda.

La nostra sede di Friburgo già si affidava, dal 2014, alla soluzione software HSE di Quentic per gestire tutti gli aspetti della sicurezza sul lavoro. Pertanto, ci siamo subito attivati per verificare se fosse possibile utilizzare il software Quentic per documentare i casi di Covid-19 registrati nell'impianto. Nell’ambito di un progetto pilota abbiamo quindi stabilito tutti i processi necessari, definito le possibili segnalazioni di casi Covid-19 tramite la piattaforma Quentic e testato il software su un gruppo di lavoro ristretto, ipotizzando diversi scenari. L'obiettivo consisteva, e tutt’ora consiste, nel far sì che il fattore di trasmissione (R) all'interno dell'impianto non superasse lo zero.

Nella prima fase della pandemia è stato molto importante riuscire a garantire la massima igiene e sicurezza degli ambienti lavorativi e di riuscire a farlo nel più breve tempo possibile, adottando diverse misure, con il lancio, tra le altre cose, di una vasta campagna informativa. Di questo e di altri compiti si è fatto carico il team per la gestione dell’emergenza Covid-19 che, da marzo dello scorso anno, continua a riunirsi almeno due volte a settimana.
Il team ha lavorato insieme per sviluppare, oltre alle comunicazioni, una serie di misure, come ad esempio:  

  • Raccolta strutturata ed elaborazione delle segnalazioni relative al Covid-19;

  • Introduzione di responsabilità e processi chiari da mettere in atto a seguito delle segnalazioni;

  • Registrazione e monitoraggio di tutte le misure adottate per prevenire i contagi (sia quelle definite a livello aziendale che quelle nazionali imposte dal governo);

  • Verifica dell'efficacia delle misure preventive tramite audit;

  • Messa a disposizione di informazioni che fossero facilmente accessibili a tutti i dipendenti in merito alla situazione attuale dell’azienda;

  • Coinvolgimento di tutti i collaboratori delle ditte esterne.

Dopo una settimana, la fase pilota si è conclusa con successo ed il passo successivo è stato, quindi, quello di coinvolgere tutti i dipendenti all'interno del progetto. Il ruolo chiave per l'introduzione in azienda del progetto è stato svolto dai dirigenti, dopo essere stati adeguatamente formati.

Il software Quentic è un software modulare, il che vuol dire che, in un certo senso, lo si può paragonare ad un gioco da tavolo. In caso di necessità ci si dirige verso determinate caselle dove vengono offerte diverse possibilità: intraprendere una determinata azione o raccogliere specifiche informazioni. La casella centrale è il modulo Sicurezza sul lavoro dal quale scaturiscono molte azioni e che permette di attraversare poi altre caselle.

Inserimento e gestione delle segnalazioni Covid-19

Casella 1: Modulo Sicurezza sul lavoro | Incidenti

Invece di afferrare subito il telefono o scrivere un’email, il nostro personale segnala i casi sospetti o confermati di Covid-19, insieme a tutte le altre informazioni sulle infezioni, direttamente attraverso Quentic. Per consentire loro di inserire le informazioni, abbiamo dovuto creare i cosiddetti master data, cioè un catalogo di dati Covid-19. A questo scopo, durante la fase pilota avevamo definito diverse possibili categorie di situazioni poco sicure e infortuni/danni alla salute, come segue:

Situazione non sicura:

  • Rischio d’infezione da Covid-19

Infortunio:

  • Casi confermati di Covid-19

  • Caso sospetto di Covid-19

  • Contatto di Covid-19 di secondo livello

  • Contatto stretto di Covid-19

  • Casi non confermati

Ogni dipendente viene istruito su quali opzioni selezionare e può quindi inserire le informazioni nell’apposito formulario. Può entrare tramite la propria dashboard e inserire nei campi le risposte alle domande prescritte dal Ministero della Salute, come per esempio: "A quando risale l'ultimo contatto con altri dipendenti?" oppure "Quando si sono manifestati i primi sintomi?".
Alla fine, può scegliere una delle sottocategorie sopra menzionate: “Situazione non sicura” o “Infortunio”. Dopo aver inserito le informazioni nel formulario, questi dettagli vengono automaticamente inoltrati a una mailing list selezionata, della quale, per esempio, fanno parte il consiglio aziendale e i membri del team per la gestione dell’emergenza Coronavirus. Dalle informazioni ricevute il team per la gestione dell’emergenza Coronavirus desume poi il grado di criticità. Questa classificazione può essere successivamente modificata, qualora un caso sospetto si trasformi in un caso Covid-19 confermato.

Processi Covid-19 definiti e automatizzati

Casella 2: Modulo Quentic Processi

Ogni segnalazione innesca un processo, a seconda della classificazione assegnata. All'interno del software Quentic è stato possibile rappresentare la relazione "seà allora" per ogni singolo passaggio in un ampio diagramma di flusso dedicato all'emergenza Coronavirus, accessibile a tutto il personale.

Quando viene segnalato un caso di contatto secondario (cioè indiretto) con un caso confermato di Covid-19, il dipendente interessato, per esempio, viene mandato a casa e può prenotarsi per sottoporsi a un test rapido presso la sede di Pfizer. Se, invece, un caso d’infezione venisse confermato, si passerebbe immediatamente al tracciamento della catena del contagio e alla sanificazione dell'ambiente di lavoro.

Un grande vantaggio dell’utilizzo di un diagramma di flusso di questo tipo è che tutti i collaboratori possono vedere che stiamo mettendo in campo tutto il possibile per tutelarli. Il che rafforza la fiducia e li motiva a impegnarsi nel fornire le segnalazioni che li riguardano. Alla fine, non c'è dubbio: ogni segnalazione che riceviamo ha un impatto tangibile.

  • Nella sede di Friburgo 1500 collaboratori Pfizer dovevano essere protetti dal Covid-19. La soluzione software Quentic ha giocato un ruolo primario nel superare questa sfida. © Pfizer | Stabilimento di Friburgo

Tutti gli indici relativi al Covid-19 sempre sotto controllo

Casella 3: La dashboard di Quentic

Ogni nuova segnalazione, oltre a far avviare il relativo processo, è subito visualizzabile nella dashboard di Quentic. Questa rende le statistiche sui più importanti indicatori relativi al Covid-19 disponibili in tempo reale, come per esempio i casi confermati o quelli a rischio, i contatti di secondo livello e i contatti stretti. Ciò significa che sia io - in quanto responsabile HSE – che un gruppo di persone da me autorizzato (principalmente il top management) possiamo avere a portata di mano la visione della situazione attuale e la panoramica sull’andamento storico del contagio nella nostra azienda, ossia sapere quanti dipendenti in totale hanno contratto il virus o segnalato un caso sospetto.

Valutazione dei rischi relativi al Covid-19

Indietro alla casella 1: Modulo Sicurezza sul lavoro | Valutazione dei rischi

Oltre a monitorare le segnalazioni dei dipendenti e ad avviare i processi corrispondenti, la pandemia ci ha anche costretti a redigere specifiche valutazioni dei rischi da Covid-19, tra cui la definizione e l'attuazione di misure di protezione adeguate. Abbiamo già stabilito oltre 250 misure di questo genere all'interno di Quentic, abbiamo definito una scadenza e le abbiamo assegnate, sotto forma di compito, a uno o più responsabili. Questi compiti ad esempio comprendevano l'acquisto di un termoscanner, l'agevolazione dei test antigenici rapidi, la formazione e l'installazione di schermi in plexiglas. Successivamente all'introduzione di queste misure è stata poi effettuata la verifica sull'efficacia.

Ciò significa che, oltre a una prevenzione efficace, forniamo anche una documentazione legalmente valida e possiamo dimostrare con un clic che ci siamo attenuti allo standard tedesco di prevenzione SARS-CoV-2, come pure al relativo regolamento attuativo, pubblicato successivamente, e di aver introdotto tutte le misure necessarie per garantire la sicurezza nei luoghi di lavoro.

Formare gli appaltatori e agevolare la segnalazione di casi Covid-19

Casella 1: Modulo Sicurezza sul lavoro | Incidenti

Abbiamo anche 300 collaboratori attivi presso ditte esterne che lavorano per noi e anche loro possono segnalarci i casi Covid-19 in modo rapido e semplice. Per facilitare questa operazione, abbiamo dato alle nostre aziende appaltatrici più grandi l'accesso a Quentic, in modo che i loro dipendenti possano inviare direttamente le segnalazioni utilizzando il formulario. Nel caso delle aziende più piccole invece, il dipendente in questione si rivolge al proprio contatto Pfizer, che a sua volta segnala il caso in Quentic.

Casella 4: Modulo Training Online

Inoltre, come parte del nostro processo di gestione dei visitatori, abbiamo caricato alcuni materiali su Quentic per istruire le aziende esterne sulle nostre misure Covid-19. I dipendenti degli appaltatori possono accedere a questi contenuti utilizzando il terminal del software dedicato ai visitatori. Questi contenuti servono non solo per istruire, ma anche per ottenere una qualifica necessaria per accedere ai nostri stabilimenti. Alla fine di un briefing formativo bisogna pertanto rispondere in maniera veritiera ad alcune domande fondamentali, per esempio:

  • Accusa al momento sintomi, quali febbre, tosse o mal di gola?

  • Ha avuto contatti negli ultimi 14 giorni con qualcuno che sia risultato positivo al Covid-19?

  • È stato in un'area di rischio negli ultimi 14 giorni?

Alla fine, tramite Quentic, il nostro receptionist può prendere visione delle risposte e autorizzare o meno il visitatore ad accedere alla nostra sede.
Grazie alla capacità di Quentic di visualizzare e collegare strutture, processi e persone, grazie all'interfaccia intuitiva del software, ma anche grazie all'impegno di ogni singolo collaboratore, assieme al mio team è stato possibile raggiungere il nostro obiettivo: fino a oggi registriamo ZERO contagi all'interno della nostra azienda.

Pfizer

ricerca e sviluppa nuove terapie e vaccini per proteggere le persone dalle malattie, sostenere la loro guarigione e aiutarle a convivere con gravi malattie.

Manuel Senger

è il responsabile della tutela della salute e della sicurezza nei luoghi di lavoro e delle misure antincendio presso Pfizer.

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