Scegliere gli strumenti giusti per un'adeguata prevenzione contro la pandemia
di Manuel Senger
Già durante le prime settimane della pandemia abbiamo subito dovuto affrontare grandi sfide organizzative: siamo stati infatti sommersi da chiamate ed e-mail da parte dei nostri dipendenti e collaboratori contenenti segnalazioni e domande in merito al Covid-19. Era chiaro per me che se non avessimo digitalizzato subito la raccolta e l’elaborazione di quei dati, in pochissimo tempo non avremmo più avuto sotto controllo i contagi, i casi sospetti e i contatti che avvenivano all’interno dell’azienda.
La nostra sede di Friburgo già si affidava, dal 2014, alla soluzione software HSE di Quentic per gestire tutti gli aspetti della sicurezza sul lavoro. Pertanto, ci siamo subito attivati per verificare se fosse possibile utilizzare il software Quentic per documentare i casi di Covid-19 registrati nell'impianto. Nell’ambito di un progetto pilota abbiamo quindi stabilito tutti i processi necessari, definito le possibili segnalazioni di casi Covid-19 tramite la piattaforma Quentic e testato il software su un gruppo di lavoro ristretto, ipotizzando diversi scenari. L'obiettivo consisteva, e tutt’ora consiste, nel far sì che il fattore di trasmissione (R) all'interno dell'impianto non superasse lo zero.
Nella prima fase della pandemia è stato molto importante riuscire a garantire la massima igiene e sicurezza degli ambienti lavorativi e di riuscire a farlo nel più breve tempo possibile, adottando diverse misure, con il lancio, tra le altre cose, di una vasta campagna informativa. Di questo e di altri compiti si è fatto carico il team per la gestione dell’emergenza Covid-19 che, da marzo dello scorso anno, continua a riunirsi almeno due volte a settimana.
Il team ha lavorato insieme per sviluppare, oltre alle comunicazioni, una serie di misure, come ad esempio:
Raccolta strutturata ed elaborazione delle segnalazioni relative al Covid-19;
Introduzione di responsabilità e processi chiari da mettere in atto a seguito delle segnalazioni;
Registrazione e monitoraggio di tutte le misure adottate per prevenire i contagi (sia quelle definite a livello aziendale che quelle nazionali imposte dal governo);
Verifica dell'efficacia delle misure preventive tramite audit;
Messa a disposizione di informazioni che fossero facilmente accessibili a tutti i dipendenti in merito alla situazione attuale dell’azienda;
Coinvolgimento di tutti i collaboratori delle ditte esterne.
Dopo una settimana, la fase pilota si è conclusa con successo ed il passo successivo è stato, quindi, quello di coinvolgere tutti i dipendenti all'interno del progetto. Il ruolo chiave per l'introduzione in azienda del progetto è stato svolto dai dirigenti, dopo essere stati adeguatamente formati.
Il software Quentic è un software modulare, il che vuol dire che, in un certo senso, lo si può paragonare ad un gioco da tavolo. In caso di necessità ci si dirige verso determinate caselle dove vengono offerte diverse possibilità: intraprendere una determinata azione o raccogliere specifiche informazioni. La casella centrale è il modulo Sicurezza sul lavoro dal quale scaturiscono molte azioni e che permette di attraversare poi altre caselle.
