I 5 errori più comuni che i leader commettono nell'acquisto di un software HSE

1. Tentare il “copia-incolla” dei processi attuali

I primi prototipi di software HSE erano sostanzialmente identici ai loro corrispondenti su carta. Te lo immagini? Digitalizzare un form cartaceo, ad esempio un report di near-miss, significava creare lo stesso modulo in modo tale da renderlo disponibile sul PC. Per me, compilare questo tipo di moduli digitali risulta in genere ancora più noioso che farlo usando carta e penna, visto che, se non altro, non c'è bisogno di registrarsi e avviare il portatile.

Se all'epoca era piuttosto divertente vedere i primi strumenti HSE, oggi non è affatto piacevole constatare che c'è ancora gente che li usa. Soffro nel vedere tanta frustrazione, ma oggi ho ben chiaro perché la gente non si senta ispirata da alcuna soluzione HSE.

Le soluzioni HSE di oggi sono, o almeno dovrebbero essere, molto diverse da quegli esperimenti primordiali. La tecnologia ha fatto enormi passi avanti e le soluzioni HSE avrebbero dovuto mantenere il passo. Cerca di evitare di compiere questo errore: al momento di scegliere un software, sfrutta l'opportunità di ripensare i processi. Sebbene sia allettante cercare di replicare i processi di lavoro esistenti, prova a richiedere al provider di una potenziale soluzione qualche idea su come migliorare l'intero processo.

2. Mancato coinvolgimento degli stakeholder sin dall'inizio

Sappiamo tutti che, più sono le persone coinvolte, più è difficile arrivare ad una decisione. Ciononostante, è fondamentale ottenere altri pareri. Anche se sei sicuro di stare scegliendo il software HSE migliore per la tua azienda, non significa che tutti saranno soddisfatti e felici quando lo introdurrai.

Nel momento in cui stai programmando di avviare un progetto di implementazione di un software HSE è importante consultare almeno i seguenti 5 gruppi di stakeholder: 1. Top Management, 2. Operations, 3. HSE Team, 4. Rappresentanti dei lavoratori, 5.Reparto IT. Chiedere loro una lista dei punti critici e affrontare le loro preoccupazioni ti aiuterà notevolmente. Coinvolgere da subito gli stakeholder comporta anche il vantaggio di creare una sensazione di partecipazione che, andando avanti, ridurrà la resistenza al cambiamento in fase di implementazione.

3. Non aver identificato subito i processi più rilevanti da dover digitalizzare

Molti ritengono, in maniera un po’ idealistica, di avere il dovere ed essere in grado di risolvere tutte le questioni su due piedi. Non importa se sei a capo di una multinazionale o di una PMI, devi comunque scegliere i processi più importanti con cui iniziare, e questo dipende dall’organizzazione. Potrebbe trattarsi della gestione degli infortuni, della gestione dei rischi, dell'auditing e delle ispezioni o di un controllo più efficace delle sostanze pericolose. Oppure potrebbe trattarsi di coinvolgere meglio le persone, creando una cultura HSE. Molto spesso ho visto che, alla fin fine, la sfida principale non era tanto digitalizzare determinati processi, bensì coinvolgere i dipendenti, migliorare la comunicazione e diventare più produttivi sul fronte HSE.

Chiediti cosa TU STESSO cambieresti oggi nella tua gestione HSE. Poi poni la stessa domanda ai dirigenti, ai tuoi colleghi e agli altri stakeholder. Probabilmente saranno felici di condividere le loro opinioni a riguardo. Ricordati di non dare la colpa a nessuno, nemmeno a te stesso, perché le decisioni adottate in passato sono state prese sulla base di informazioni diverse rispetto a quelle di cui disponi oggi.

4. Esternalizzare il processo decisionale finale

Di seguito alcuni consigli veramente cruciali: non lasciare che siano altre funzioni interne all’organizzazione a compiere delle scelte o a prendere delle decisioni per te. Se vuoi un software HSE professionale, non lasciare che altri dipartimenti come Finanza, IT o chiunque altro, con una conoscenza e una visione limitata, decidano per te. Se stai cercando una piattaforma HSE il più completa possibile, coinvolgi gli altri stakeholder, ma tieni la decisione finale per te. Permettere che siano gli altri stakeholder a prendere la decisione finale è uno dei più grandi errori che si commettono nell'ambito HSE, perché finirà con il tagliarti fuori da tutte le decisioni cruciali in futuro quando svilupperai la tua gestione HSE e, in definitiva, la sua cultura. Non fraintendermi: sono d’accordo nel coinvolgere il personale IT, ma ricorda sempre che loro guardano le cose da una prospettiva completamente diversa. D'altronde, cosa ne potrebbe sapere il reparto IT o chi si occupa di manutenzione del futuro sviluppo dell'HSE e della gestione della sicurezza o perché gliene dovrebbe magari importare? Se tu volessi sperimentare un nuovo approccio di “Safety II”, pensi che gli altri sarebbero d'accordo ad aggiungerlo o a renderlo prioritario all'interno di una soluzione di manutenzione? E perché non estendere la soluzione scelta alla gestione delle sostanze pericolose o alla compliance all'interno dell'HSE? Sì, lo so che sei molto impegnato, ma è importante che tu capisca che questa potrebbe facilmente rivelarsi la decisione più critica della tua carriera in questa azienda: questa decisione sulla portata del software determina chi è alla guida e chi è solo un passeggero.

5. Rimandare e perdere tempo a confrontare i piccoli dettagli

Le aziende e le organizzazioni non sono uguali, né lo sono i loro processi o la loro cultura HSE. Perché, allora, tutti i software dovrebbero essere uguali, e come potrebbe un'app di costruzione o di manutenzione dotata di alcune funzioni di sicurezza essere la scelta migliore per te se lavori nel settore dei servizi? Prova a trovare la soluzione migliore per la tua attività e il settore in cui la tua azienda opera. I principali processi di gestione HSE sono piuttosto universali, ma gli ambienti di lavoro non lo sono.

Poniti le seguenti domande:

• Quanti dei miei collaboratori (in %) lavorano sul campo, senza un accesso diretto a un PC?

• Qual è la ripartizione tra impiegati e operai?

• Quali sono i processi HSE più importanti e delicati distintivi del settore, gli stili operativi e la cultura della mia azienda?

• La tua attenzione si concentra su un singolo impianto, una sede fisica, un'area o piuttosto su una struttura più complessa e globale? Quali sono le differenze tra le sedi e i paesi e quali processi vorresti armonizzare tra tutte le sedi e le unità aziendali?

Verifica quindi che la possibile soluzione sia in grado di affrontare tali aspetti critici. Informati se ci sono dei referenti che operano nel tuo settore e verifica se è possibile fissare un appuntamento con loro. Informati dai referenti come sta andando la collaborazione, se la soluzione è stata aggiornata come promesso e se le promesse ricevute sono state mantenute. Oggi l'acquisto di un software HSE non rappresenta solo un’operazione una tantum, bensì idealmente una partnership a lungo termine tra due organizzazioni, in cui entrambe guadagnano valore col passare del tempo. Considera il rischio che corri limitandoti a confrontare il prezzo iniziale delle potenziali soluzioni piuttosto che valutare un investimento a più lungo termine. Se il fornitore della soluzione non è in grado di investire nello sviluppo del suo prodotto e servizio, il suo approccio potrebbe deteriorare il valore creato a lungo termine.

Dopo che avrai valutato l’una o più soluzioni possibili, verificato quanto affermato nel materiale informativo e dai commerciali, chiamato i referenti ed effettuato la tua due diligence, allora è il momento di procedere. Il tempo speso inutilmente in questa fase interromperà il flusso e l'energia che con tanta fatica hai creato, rischiando di rendere vani tutti i tuoi sforzi.

Nonostante tutti gli argomenti che ho richiamato alla tua attenzione, ci sono progetti di implementazione di software HSE di successo che hanno avuto un percorso semplice e piacevole. Se avrai fatto tutto bene e scelto il partner con il software più adatto alle tue esigenze, dovresti essere in buone mani. Lascia che tale partner ti aiuti seguendo le best practice e che ti supporti nel progetto di implementazione. Probabilmente lo ha fatto già tantissime volte e sicuramente disporrà di informazioni, reti e professionisti eccellenti per aiutarti ad evitare problemi lungo il percorso.