Audit

Il Diagramma a Tartaruga

Come analizzare e mappare i processi aziendali su un foglio A4

6 minuti

Non sarebbe fantastico poter mappare un processo aziendale molto complesso su un solo foglio A4? I Risk, Quality e Environment Managers, così come tutti i dipendenti, sarebbero in grado di riconoscere i parametri chiave di un processo e le loro connessioni e interazioni. In base a ciò, sarebbero in grado di ottimizzare sia la collaborazione interna sia la qualità del prodotto. Sembra una buona idea, no? Di fatto lo è, ed è alla tua portata! Ti presentiamo il diagramma a tartaruga.

Il diagramma a tartaruga in sintesi

Il diagramma a tartaruga è una modalità per analizzare e definire, attraverso una rappresentazione grafica, un processo. Esso elenca ogni caratteristica del processo singolarmente, visualizzando così come le componenti di un processo si collegano e si relazionano tra loro. Sebbene il diagramma a tartaruga utilizzi un singolo foglio A4, esso crea una panoramica dettagliata dei processi, comprese le interfacce e le interdipendenze tra i parametri del processo. Il diagramma a tartaruga pone quindi le basi per una gestione dei processi a lungo termine e per una gestione sistematica dei rischi.

Le tre aree applicative principali dei diagrammi a tartaruga sono:

  • Mappatura dei processi
  • Analisi dei processi
  • Analisi del rischio

Struttura e contenuto di un diagramma a tartaruga

Come suggerisce il nome, il diagramma a tartaruga assomiglia al corpo di una tartaruga. La testa del rettile rappresenta l'input, mentre la coda rappresenta l'output risultante dai processi e le quattro zampe rappresentano i fattori che influenzano questi processi. Questo metodo semplificato di analisi dei processi rende facile e veloce l'identificazione e la mappatura di tutti i parametri rilevanti nei processi di un'azienda.

A differenza dei complessi diagrammi di processo che tracciano il quadro generale basato sui processi di gestione, di base e di supporto di un'azienda, i diagrammi a tartaruga facilitano l'analisi, la descrizione e la valutazione strutturata di specifici processi. Questi diagrammi sono pertanto facilmente comprensibili a tutti i dipendenti. Questa tipologia di diagrammi non solo è utile per definire, analizzare, strutturare e migliorare i singoli processi, ma evidenzia anche le connessioni e le interdipendenze tra questi processi. Di conseguenza, essi sono diventati uno strumento consolidato per aumentare la consapevolezza dei processi (ad esempio, per migliorare la consapevolezza della qualità) e come aiuto visivo nelle valutazioni del personale.

 

  • Testa

    Questa sezione è utilizzata per determinare l'input necessario per produrre l'output. Questo è il risultato dei requisiti specificati dal cliente o da altre parti interessate.

  • Zampa anteriore destra

    Descrive le risorse utilizzate, ad esempio strutturate per gruppi di risorse. Include le risorse materiali, le infrastrutture come macchinari, attrezzature e strumenti e l'ambiente di lavoro.

  • Zampa anteriore sinistra

    In quest'area si elencano gli obiettivi perseguiti attraverso il processo, i dati e gli indicatori di performance utilizzati per misurarli.

  • Pancia della tartaruga

    È il luogo in cui nominare i processi oggetto di analisi. Le fasi chiave del processo possono essere tracciate qui, anche se non è indispensabile. Si possono anche disegnare frecce che partono dalla pancia per specificare a) le persone responsabili di un processo e b) i rischi e le opportunità di un processo.

  • Zampa posteriore destra

    Quest'area chiede "chi", concentrandosi sui responsabili del processo e sulle capacità, le competenze e la formazione di cui hanno bisogno per portare a termine il processo con successo.

  • Zampa posteriore sinistra

    Serve a specificare i metodi, le istruzioni e le procedure applicate durante il processo.

  • Coda della tartaruga

    È il luogo in cui descrivere l'output, ossia il risultato, il prodotto o l'informazione forniti dal processo.

Esempio: Utilizzo del diagramma a tartaruga per "assistenza e manutenzione".

Quando si cerca di analizzare un processo utilizzando il diagramma a tartaruga, il primo passo è definire il processo da analizzare e il suo obiettivo, quindi elencare tutte le risorse pertinenti. Questo include i process owners, gli input richiesti e qualsiasi attrezzatura o risorsa non materiale necessaria per il processo, come i dipendenti e le loro capacità. Dovreste anche annotare gli indicatori utilizzati per valutare il processo, le informazioni sulle normative e gli standard, nonché i rischi che potrebbero compromettere la riuscita del risultato e le opportunità insite nel processo. In pratica, è utile tracciare il diagramma a tartaruga in una tabella 3x3. Quindi, nel caso dell'esempio di "assistenza e manutenzione", si potrebbe riempire la tabella con i seguenti punti elenco:

Risorse

Strumenti, IT
Con Cosa?

Process owners

Responsabili della tecnologia e della manutenzione

Partecipanti

Dipendenti dei reparti Assistenza e Manutenzione, Produzione e Acquisti
Chi? 

Input

Messaggi di errore, notifiche dei dipendenti
Cosa?

Obiettivo

Ispezioni periodiche di macchinari e impianti; riparazioni e sostituzioni preventive di parti di macchinari.

Output

Attrezzature e macchinari sicuri e funzionanti
Cosa?

Indicatori

Tempo di interruzione, tempi di inattività delle macchine
Per Cosa?

Rischi/Opportunità

Processi sicuri, meno tempi di fermo macchina e meno incidenti sul lavoro

Informazioni

Piano di manutenzione, istruzioni operative, istruzioni procedurali e istruzioni di lavoro.
Come?

Successivamente, è possibile aggiungere queste informazioni al diagramma:

Vantaggi e svantaggi del Diagramma a Tartaruga

Vantaggi

Svantaggi

  • Rappresentazione semplificata di un processo aziendale

  • Fornisce un elevato grado di trasparenza sui parametri del processo

  • Mostra chiaramente le interdipendenze e le interfacce

  • I dipendenti ottengono informazioni chiave esaminando sistematicamente i sottoprocessi

  • Ideale per gli audit

  • Solo un processo esaminato per ogni diagramma a tartaruga

  • L'analisi delle catene di processi associati richiede solitamente molto più lavoro

  • Le singole tartarughe devono essere collegate e messe in relazione tra loro

  • La visualizzazione ultra-concisa non lascia spazio a descrizioni dettagliate, che consentirebbero un'ottimizzazione dei processi differenziata in diverse sotto-aree.

Gestione della qualità: I diagrammi a tartaruga nel contesto delle ISO 9001 e ISO/TS 16949

Il miglioramento dell'efficienza dei processi ha un ruolo fondamentale nella gestione della qualità in azienda Perché? Perché l'orientamento ai processi significa concentrarsi sul soddisfacimento dei requisiti, e la qualità è sempre garantita quando il prodotto di un'organizzazione soddisfa i requisiti definiti dal cliente. Il diagramma a tartaruga evidenzia i fattori che influenzano la produzione.

Lo standard internazionale per i sistemi di gestione della qualità, ISO 9001, richiede alle organizzazioni di adottare un approccio orientato ai processi, definendo e controllando sistematicamente i processi e le loro interdipendenze necessarie per produrre l'output desiderato. Nel caso di un sistema di gestione della qualità in linea con la norma ISO 9001, ciò consente di ottenere qualità soddisfacendo i requisiti del cliente.

Gestione della qualità PDF ISO 9001 Diagramma a Tartaruga

Whitepaper ISO 9001

La norma internazionale sull'implementazione di un sistema di gestione della qualità (SGQ), la ISO 9001, rappresenta uno strumento specifico che la tua azienda può utilizzare per migliorare in modo efficace e duraturo la soddisfazione dei clienti. Questo whitepaper fornisce le informazioni necessarie, insieme a liste di controllo e risposte alle seguenti domande:

  • Quali sono i requisiti specifici della norma?
  • Quali prove sono necessarie per dimostrare che tali requisiti sono stati soddisfatti?
  • Come si può implementare lo standard nella pratica?
  • Qual è il modo migliore per gestire gli audit e ottenere la (ri)certificazione?
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La clausola 4.4 della norma, "Sistema di gestione della qualità e relativi processi", richiede di determinare e definire i processi di gestione, di base e di supporto e i corrispondenti parametri di processo per il SGQ. Questi parametri comprendono i seguenti punti, riconoscibili dal diagramma a tartaruga:

  • Input richiesti e risultati attesi dei processi
  • Sequenze di processi e interdipendenze
  • Criteri e procedure per un'efficace implementazione e controllo dei processi
  • Risorse e loro disponibilità
  • Responsabilità e autorità
  • Rischi e opportunità

È fondamentale determinare, applicare, valutare e migliorare questi parametri di processo. In questo modo, è possibile valutare i processi, implementare le modifiche e ottenere l'ottimizzazione dei processi.

L'orientamento ai processi svolge un ruolo simile nello standard di gestione della qualità ISO/TS 16949, che si applica all'industria automobilistica europea e nordamericana. Entrambi gli standard richiedono alle aziende di implementare l'orientamento ai processi, ma non fanno riferimento esplicito ai diagrammi a tartaruga. Le aziende sono invece libere di stabilire come condurre l'analisi dei processi in conformità con lo standard e di dimostrarlo durante gli audit. Il metodo tartaruga è semplicemente uno strumento particolarmente adatto che si è affermato nella pratica.

Gestione dell'energia, dell'ambiente e della sicurezza sul lavoro: Il diagramma a tartaruga nel contesto di altri sistemi di gestione

Il diagramma a tartaruga è utilizzato anche nel contesto di altri sistemi di gestione. ISO 14001, ISO 50001 e ISO 45001 seguono tutti un approccio orientato ai processi, con l'obiettivo di definire, pianificare e controllare i processi necessari per ottenere l'output desiderato. In un sistema di gestione ambientale in linea con la ISO 14001, l'output desiderato è il miglioramento delle prestazioni ambientali. In un sistema di gestione dell'energia in linea con la ISO 50001, l'output desiderato è il miglioramento dell'efficienza energetica. Altresì, in un sistema di gestione della salute e della sicurezza sul lavoro in linea con la norma ISO 45001, l'output desiderato è il miglioramento della salute e della sicurezza dei dipendenti sul luogo di lavoro.

Il primo passo consiste nel definire tutti i processi aziendali significativi e nel raccoglierli in una mappa del panorama dei processi. Il funzionamento del sistema di gestione ambientale, energetico o della sicurezza sul lavoro è regolato da processi di gestione e di supporto. È importante definire i criteri per tutti i processi che hanno un impatto o un'influenza sulle prestazioni ambientali, energetiche o sulla sicurezza sul lavoro. Il diagramma a tartaruga è ideale per questo compito di definizione e analisi dei processi. I risultati devono essere documentati in un'istruzione procedurale a disposizione di tutti i dipendenti.

Sintesi

Il Diagramma a Tartaruga è uno strumento efficace per la mappatura, mediante una rappresentazione grafica, di un processo aziendale. La rappresentazione concisa e basata su note di tutti i parametri rilevanti per un processo, nonché delle loro connessioni e interdipendenze, fornisce una visione d'insieme e crea trasparenza per tutti coloro che sono coinvolti in un processo. Di conseguenza, il diagramma a tartaruga pone le basi per una migliore collaborazione tra i diversi reparti e può supportare misure di gestione, riduzione dei costi e ottimizzazione dei processi. Gli standard internazionali richiedono alle aziende di adottare un approccio orientato ai processi in relazione alla gestione della qualità e ad altri sistemi di gestione. Il diagramma a tartaruga è uno strumento pratico per implementare questo approccio e serve come fonte di evidenza durante i processi di audit.

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