La soluzione è la app: come Veltec ha aumentato del 70% i report sulla gestione degli incidenti

8 minuti 14/12/2021

Quando Thomas Arnold è stato nominato Head of HSEQ in Veltec nel 2018, ha dovuto affrontare la sfida di standardizzare le operazioni di salute e sicurezza in cinque sedi aziendali e più di trenta cantieri esterni. In precedenza, i dati ridondanti e registrati in file diversi avevano portato a raccolte di dati incoerenti, lavoro aggiuntivo e caos. La missione di Arnold era chiara: aveva bisogno di centralizzare e ripulire i dati HSE, standardizzare i processi di registrazione dei dati e rendere più utili e pratiche le attività e le procedure relative alla sicurezza sul lavoro - in uffici, centrali elettriche, impianti chimici e cantieri.  

Si è procurato la piattaforma software Quentic come aiuto, partendo dal modulo Sicurezza sul lavoro. Da allora, non sono solo cresciute le responsabilità di Thomas Arnold all’interno dell’azienda, ma con lui è cresciuta anche la sua soluzione Quentic, che, in tre anni, modulo dopo modulo, è divenuta la soluzione centrale che copre tutte le sue mansioni a capo dell’HSEQ presso Veltec. Arnold apprezza la funzionalità mobile del software, la raccolta dati standardizzata e centralizzata e i processi trasparenti di gestione dei documenti, nonché la flessibilità che gli viene offerta per mettere in pratica le sue idee e adattarsi ai casi specifici. Utilizzando una combinazione tra la Quentic Platform e la Quentic App, Thomas Arnold ha rafforzato con successo la cultura della sicurezza di Veltec, realizzato audit digitali efficienti e aggiunto coerenza e trasparenza ai processi HSEQ in tutte le sedi e in diversi campi. 

Veltec GmbH & Co. KG: l'azienda

Veltec GmbH & Co. KG è un leader europeo nei servizi tecnici per le industrie di processo e le centrali elettriche. Lavorando con i propri clienti in uno spirito di partnership, Veltec garantisce la produttività e la disponibilità a breve e lungo termine di impianti industriali di ogni dimensione e grado di complessità. Offre servizi che spaziano dalla manutenzione predittiva, le revisioni di sistemi e la sostituzione di apparecchiature ai servizi per l'automazione e i sistemi EMSR, oltre ai lavori di ristrutturazione, modernizzazione, smantellamento e ingegneria strutturale in acciaio. Veltec è anche un partner esperto per l'industria nucleare, che supporta il funzionamento sicuro, la manutenzione regolare e lo smantellamento in sicurezza degli impianti nucleari. Sicurezza e qualità sono quindi saldamente ancorate nel DNA di Veltec, come dimostrano i numerosi accreditamenti e certificazioni dell'azienda. Veltec possiede le certificazioni ISO 14001 (Ambiente), ISO 50001 (Energia), ISO 9001 (Qualità) e ISO 45001 (Salute e Sicurezza).

Una chiara panoramica delle qualifiche dei dipendenti

Quando Thomas Arnold ha introdotto per la prima volta il modulo Sicurezza sul lavoro di Quentic nel 2018, il suo obiettivo principale era ottenere una panoramica dei livelli di formazione e qualificazione dei dipendenti in tutte le sedi in una piattaforma standardizzata centrale. Veltec impiega la sua forza lavoro per fornire servizi a clienti appartenenti a vari settori in tutta la Germania. All'inizio di un nuovo progetto, deve poter accedere a dettagli chiarissimi delle qualifiche e della formazione completata da ciascun dipendente. Doppi elenchi, documenti relativi ai controlli sanitari sul lavoro mal coordinati e dati incoerenti hanno reso il suo lavoro particolarmente complicato. Ora, grazie a Quentic, Arnold, insieme agli altri manager e ai dipendenti di Veltec, può finalmente avere una panoramica aggiornata in pochi clic. Se un progetto richiede dipendenti con qualifiche aggiuntive specifiche, i manager di tutte le sedi possono cercare esattamente i dipendenti più adatti e organizzare facilmente il loro dislocamento. Ciò consente di risparmiare tempo e risorse e aiuta a garantire una formazione mirata dei dipendenti, sia in presenza sia online. Il modulo Training online è stato un enorme supporto per Veltec durante la pandemia perché ha consentito ai dipendenti di partecipare a tutte le sessioni di formazione. La capacità dell'azienda di trasmettere informazioni vitali e impartire corsi di formazione ha fatto sì che i siti dei suoi clienti non si fermassero mai.

Valutazioni dei rischi: una priorità assoluta

Il modulo Sicurezza sul lavoro di Quentic semplifica l'esecuzione delle sette fasi della valutazione dei rischi e la Quentic App fornisce un ulteriore supporto. Thomas Arnold porta sempre con sé il suo iPad quando visita un nuovo cantiere, in modo da poter documentare immediatamente eventuali pericoli. Può descrivere in dettaglio le misure di sicurezza necessarie mentre è sul posto o aggiungerle in un secondo momento dal suo PC dell'ufficio. Infine può terminare il processo in un clic, con la valutazione inviata direttamente a tutti i destinatari interessati. “Il bello è che non dobbiamo più stampare tutto e correre di qua e di là per raccogliere firme. Lo facciamo attraverso Quentic, che invia automaticamente alle persone interessate la richiesta di approvazione. Anche il comitato aziendale è nella mailing list, in modo da essere sempre aggiornato", spiega Arnold. Il lavoro che una volta poteva richiedergli un giorno o due è ora fatto in pochi minuti.

Audit flessibili e mobili

Il modulo Rischi e audit consente a Veltec di gestire tra 35 e 40 audit l'anno. Per mantenere le sue numerose certificazioni ISO, l'azienda deve effettuare audit interni per i capitoli standard entro il periodo di validità di tre anni. Thomas Arnold ha quindi compilato tutti i cataloghi di domande nel modulo Rischi e audit, inclusi i rispettivi sottocataloghi per alcuni manager. Ciò consente al management aziendale di rispondere alle domande sulla struttura organizzativa e sul contesto dell'azienda e aiuta i responsabili del sito a rispondere in dettaglio alle domande operative e relative ai processi. I responsabili della gestione della qualità del team di Arnold redigono un piano annuale per gli audit interni, stilano gli audit sulla base di uno o più cataloghi e li inoltrano ad Arnold per l'approvazione. Tutti i principali stakeholder sono invitati a controllare direttamente gli appuntamenti in Quentic. Invece di un blocco note, penne ed elenchi di domande, tutto ciò di cui l'auditor esterno ha bisogno è un iPad, poiché il team di audit lavora alle domande direttamente sul posto. Se sono necessari ulteriori chiarimenti, si può facilmente aggiungere domande extra, saltare argomenti irrilevanti o inserire commenti. Dopo la visita, l'auditor può aggiungere ulteriori contenuti e terminare l'audit nella Quentic Platform. "La maggior parte delle volte, concludo l'audit proprio durante la visita", afferma Arnold. "Ciò significa che la persona/organizzazione oggetto dell'audit riceve il report finale durante l’incontro, posso firmare tutto sul mio tablet e inviare immediatamente i documenti a tutti gli stakeholder". Nel caso degli audit esterni, è il revisore esterno che pone le domande e produce tutta la documentazione. Thomas Arnold trasferisce comunque gli elementi d'azione in Quentic in modo che tutte le misure possano essere inoltrate direttamente alla direzione di Veltec.

Gestione degli incidenti: 70% di segnalazioni in più

I dipendenti Veltec non hanno bisogno di accessi individuali alla Quentic App per segnalare incidenti o near miss. Possono invece semplicemente scansionare i codici QR con i propri smartphone e scegliere di rendere anonime le loro segnalazioni, se lo preferiscono. I codici sono collegati ai moduli che Thomas Arnold e il suo team hanno configurato per varie applicazioni e ogni dipendente può compilare questi moduli in pochi passaggi. Il laborioso processo di compilazione di segnalazioni cartacee – che a volte finivano in un cassetto della scrivania per essere completamente dimenticate – appartiene oramai al passato. Il sistema raccoglie tutte le segnalazioni in modo centralizzato e informa direttamente i manager, che possono quindi iniziare ad analizzare le cause e ricavare subito le misure di sicurezza. La velocità e la semplicità di tale processo hanno portato a un aumento del 70% delle segnalazioni dei near miss in Veltec negli ultimi anni. La nuova cultura della sicurezza e della segnalazione è una parte fondamentale degli sforzi dell'azienda volti a prevenire gli infortuni e analizzare i pericoli. Di conseguenza, i codici QR sono ormai onnipresenti in Veltec, in ogni luogo, in ogni cantiere e nelle cartelle dei documenti di ogni progetto.

Gli smartphone dialogano con i registri degli infortuni

L'azienda ha anche apposto codici QR sulle sue cassette di pronto soccorso. Che si tratti di una sede Veltec o dei locali di un cliente, ogni volta che un dipendente prende qualcosa dalla cassetta, scansiona semplicemente il codice e registra l'infortunio. Grazie alla segnalazione mobile, gli infortuni minori che non sarebbero stati segnalati in precedenza, come morsi di insetti e piccoli tagli, vengono costantemente registrati. Se l'assicurazione sanitaria di un dipendente richiede informazioni a Veltec, in merito ad una malattia professionale ad esempio, l'azienda può vedere immediatamente quali infortuni si sono verificati durante determinate attività, anche se in quel momento il dipendente in questione non lavora più per quell'azienda. Se determinati infortuni si verificano ripetutamente in un determinato luogo, Thomas Arnold può indagare sulle pratiche e sui processi pertinenti prima di collaborare con manager e dipendenti per implementare i relativi miglioramenti.  

Tuttavia, la creatività di Thomas Arnold non si limita alle sole cassette di pronto soccorso: di recente, infatti, i codici QR sono stati aggiunti all'interno di tutte le auto aziendali di Veltec. Ciò consente ai dipendenti di segnalare direttamente i più piccoli incidenti.

Reportistica in un batter d'occhio

Le questioni HSEQ rappresentano una priorità per la direzione esecutiva di Veltec. Arnold fornisce un report settimanale ai manager, in cui delinea lo stato attuale dei tassi di infortunio, della formazione e degli audit. Anche il direttore operativo dell'azienda consulta regolarmente la soluzione software, ponendo domande dettagliate al capo HSEQ. "Ora posso utilizzare i filtri preimpostati per generare dati in 15 minuti, attività che una volta mi avrebbe richiesto una giornata di lavoro", spiega Arnold.

L'azienda è stata premiata in numerose occasioni per il suo lavoro sulla sicurezza sul lavoro. Ora con l'obiettivo di continuare questo trend di miglioramento, altri progetti Quentic sono già in cantiere. "Attualmente stiamo valutando la possibilità di documentare digitalmente in Quentic le responsabilità per strumenti e materiali e di migrare le nostre cartelle sanitarie professionali nella soluzione software", afferma Arnold.

Elementi costitutivi di HSEQ: ad ogni attività il suo modulo

Oltre a Sicurezza sul lavoro, Training online, Rischi e audit e la Quentic App, Veltec utilizza anche altri moduli Quentic per riunire tutte le attività di gestione HSEQ in un'unica piattaforma centrale.  

Il modulo Gestione ambientale consente a Veltec di tenere sempre sotto controllo i consumi e costi di elettricità, gas e acqua. Anche il registro digitale dellesostanze chimiche pericolose disponibile nel modulo Sostanze pericolose promuove la sicurezza in azienda. Inoltre, il modulo Compliance definisce standard e requisiti. La soluzione Quentic mette a confronto automaticamente l'inventario legale con un database online di testi legali allo scopo di tenerlo aggiornato. "In passato, alcuni dipendenti si dedicavano esclusivamente a questo compito", ricorda Arnold. "Ma non è più necessario." Ora è possibile identificare gli obblighi legali di ciascun reparto e organizzare con facilità le ispezioni tecniche. Veltec ha recentemente aggiunto il modulo Supervisione lavori al suo portafoglio nel tentativo di ottenere una panoramica più chiara della gestione del cambiamento.