Sostanze pericolose

Una libreria digitale per 3.000 sostanze chimiche pericolose e non pericolose

Gruppo DMK

7 minuti

Le criticità, per quanto piccole, nella gestione delle sostanze chimiche pericolose possono portare a situazioni di pericolo e creare un impatto ambientale evitabile. Processi burocratici inefficienti, schede di sicurezza obsolete, istruzioni di lavoro obsolete per i macchinari, ricerca incessante di documenti aggiornati per l'auditor esterno: tutto questo, per il Gruppo DMK, è acqua passata. Dal 2012, infatti, l'azienda lattiero-casearia si affida alla piattaforma software Quentic, garantendo così la conformità ai severi standard dell'industria alimentare in materia di sostenibilità, qualità e sicurezza sul lavoro.

"Grazie al registro centrale delle sostanze chimiche pericolose, ho sempre sotto controllo tutte le sostanze chimiche utilizzate nelle nostre 19 sedi. Quando ho bisogno di informazioni da una specifica scheda di sicurezza durante un'ispezione, posso trovarle in Quentic con pochi clic, anche in viaggio. I nostri auditor esterni apprezzano il modo in cui utilizziamo il software per gestire le nostre sostanze chimiche pericolose, quindi di solito ci rivolgono solo poche domande. Sanno che tutto ciò che facciamo funziona bene".

Torsten Gutowski, Specialista in materia di sicurezza sul lavoro e responsabile delle sostanze chimiche pericolose del gruppo DMK

Informazioni sul gruppo DMK

DMK, una delle più grandi aziende lattiero-casearie d'Europa, conta circa 7.800 dipendenti in 19 sedi. Da MILRAM e Oldenburger a Humana e Alete, i marchi di DMK sono presenti e ben conosciuti in oltre 100 Paesi. Il suo portfolio prodotti spazia dai prodotti a base di latte e formaggi agli ingredienti a base di latte per la produzione di alimenti, prodotti per la salute, alimenti per l'infanzia e gelati. DMK si concentra sull'alta qualità dei prodotti, su un approccio rispettoso dell'ambiente e sulla soddisfazione e sicurezza di tutti i suoi dipendenti. Questo include un impegno continuo per migliorare i processi di protezione ambientale, sicurezza sul lavoro e gestione delle sostanze chimiche pericolose, andando oltre i requisiti di leggi e regolamenti.

  • La salvaguardia dell'ambiente e della natura e il miglioramento delle condizioni di vita e ambientali sono obiettivi strategici aziendali fondamentali per DMK. | © Gruppo DMK

Alla ricerca di una panoramica completa sulle sostanze chimiche pericolose

In seguito alla fusione aziendale che ha dato vita al Gruppo DMK nel 2011, il lavoro amministrativo legato alla sicurezza sul lavoro e alla gestione delle sostanze chimiche pericolose è aumentato enormemente. Torsten Gutowski, specialista in materia di sicurezza sul lavoro e responsabile delle sostanze chimiche pericolose del gruppo DMK, si è subito reso conto che i metodi utilizzati fino a quel momento non sarebbero stati sufficienti a gestire le nuove sfide. In precedenza, le sostanze chimiche pericolose e non pericolose erano gestite mediante fogli di calcolo separati per ogni reparto e ogni sede. Di conseguenza, esisteva un gran numero di tabelle ed elenchi che non erano comparabili né in termini di contenuto né di struttura. Le imprecisioni andavano da registrazioni incomplete dei contenuti di alcune sostanze chimiche e dalla mancanza di dettagli sulle aree applicative, all'uso incoerente di abbreviazioni e voci ripetute. Un'ulteriore complicazione è stata la necessità di rivedere tutte le istruzioni di lavoro per renderle conformi al Regolamento CLP dell'UE.

"Ci siamo trovati di fronte al compito di unire e standardizzare a livello centrale i registri delle sostanze chimiche pericolose di 19 sedi. La marea di elenchi creati dai numerosi fogli di calcolo delle diverse sedi non era più sostenibile. L'implementazione di una soluzione software professionale ha fatto la differenza".

Torsten Gutowski, Specialista in materia di sicurezza sul lavoro e responsabile delle sostanze chimiche pericolose del gruppo DMK

Durante la ricerca di una soluzione adeguata, Torsten Gutowski ha visitato una fiera sulla sicurezza sul lavoro. Tra gli espositori della fiera ha trovato Quentic. Dopo aver acquisito le prime informazioni sulle funzionalità e aver effettuato un confronto approfondito con altri fornitori, DMK ha scelto di introdurre la soluzione software Quentic nel giugno 2012.

Una sofisticata libreria online per schede di sicurezza e istruzioni di lavoro

Nella fase introduttiva di rollout del software Quentic a livello aziendale, sono stati importati nel sistema i dati di 280 fornitori e di circa 1.900 sostanze chimiche pericolose. Oggi, dopo dieci anni di attività, il database dell'azienda è quasi raddoppiato, con oltre 3.000 sostanze chimiche pericolose e non pericolose gestite centralmente in Quentic. Si va dagli oli ai grassi e i prodotti chimici di laboratorio ai detergenti, alle bombolette spray e alle vernici. Anche le sostanze chimiche utilizzate nei prodotti kosher e halal sono documentate in Quentic, un aspetto particolarmente importante per l'azienda casearia.

Ogni voce del registro delle sostanze chimiche pericolose è collegata ai documenti corrispondenti, dalle schede di sicurezza alle istruzioni di lavoro, fino alle certificazioni NSF (National Sanitation Foundation). Di solito, a una singola sostanza chimica sono assegnati fino a sette documenti. In totale, DMK fornisce digitalmente oltre 12.000 documenti tramite il software Quentic.

"In passato, non si acquisivano così tanti dati sulla gestione delle sostanze chimiche pericolose come avviene oggi. Ora tutti vogliono archiviare i dati nel software Quentic per la sua praticità e semplicità. Tutte le informazioni sono archiviate centralmente e facili da trovare, come in una sofisticata libreria online".

Torsten Gutowski, Specialista in materia di sicurezza sul lavoro e responsabile delle sostanze chimiche pericolose del gruppo DMK

Il database standardizzato del Software HSEQ offre numerosi vantaggi in termini di organizzazione ed efficienza del tempo. Torsten Gutowski è in grado di creare nuove istruzioni di lavoro o aggiornare le schede di sicurezza obsolete e renderle immediatamente disponibili ai suoi colleghi in tutta l'azienda. Ciascuna delle 19 sedi di DMK ha uno specialista dedicato alla sicurezza sul lavoro, un responsabile ambientale e uno per le sostanze chimiche pericolose. Tutti ricevono documenti aggiornati e non devono più aggiornare separatamente i documenti della propria sede, come avveniva in passato. Quando Torsten Gutowski modifica un'istruzione di lavoro a livello centrale in Quentic, il sistema gli consente di inviare notifiche via e-mail per informare i responsabili delle sostanze chimiche pericolose in ogni sede. I responsabili locali possono quindi esaminare le nuove informazioni e i nuovi processi prima di sostituire le versioni stampate in loco. Ogni istruzione di lavoro creata a livello centrale nella soluzione software Quentic consente di risparmiare un'ora di lavoro per ogni addetto alle sostanze chimiche pericolose.

Gestione e stoccaggio intelligente dei prodotti chimici tra le varie sedi

Grazie alla soluzione software Quentic, negli ultimi anni molti processi aziendali sono diventati più trasparenti. Prima di acquistare un nuovo prodotto chimico, i dipendenti possono sempre verificare se è già in uso in altre sedi. La panoramica delle sostanze chimiche pericolose di Quentic include filtri che consentono ai dipendenti di trovare le sostanze chimiche in pochi secondi, comprese informazioni complete sulle loro proprietà e aree applicative. Se una sede interrompe l'uso di una sostanza chimica, potrebbe averne ancora grandi quantità nelle aree di stoccaggio. In questi casi, la soluzione software consente ai dipendenti di verificare se un altro sito produttivo utilizza quel prodotto chimico, in modo che possa essere trasportato per un ulteriore utilizzo, anziché essere semplicemente inviato allo smaltimento. Ciò consente a DMK di risparmiare risorse e di portare avanti la sua strategia di sostenibilità per il 2030.

Quentic monitora con precisione anche lo stoccaggio di sostanze chimiche pericolose. Gli armadi per lo stoccaggio di sostanze chimiche pericolose sono creati come strutture di stoccaggio in Quentic e un sistema di semafori ne impedisce lo stoccaggio errato.

Tenere sott'occhio le sostanze chimiche vietate e regolamentate e reagire rapidamente alle normative UE

Oggi, tutti gli ingredienti sono trasferiti dalle schede di sicurezza al sistema Quentic. Alcune sostanze chimiche utilizzate nell'industria alimentare sono soggette a normative specifiche, le quali rappresentano una sfida particolare. Le sostanze chimiche sono ripetutamente rivalutate e riclassificate dalla commissione governativa nazionale per le sostanze chimiche pericolose, dal Regolamento REACH (Registration, Evaluation, Authorisation and Restriction of Chemicals) e dall'Agenzia europea per le sostanze chimiche (ECHA). Se una rivalutazione rende necessario rivedere l'uso di alcune sostanze chimiche, DMK può utilizzare Quentic per filtrare le sostanze chimiche interessate e rispondere rapidamente.

Sempre al sicuro: protezione efficace per le persone e il pianeta

Nei laboratori non è sempre possibile evitare di lavorare con sostanze chimiche cancerogene, come l'indicatore di pH fenolftaleina, utilizzato nei processi analitici. In questi casi, i dipendenti devono attenersi a rigorose precauzioni di sicurezza. Tra queste, l'uso di dispositivi di protezione individuale (DPI) e l'utilizzo di cappe di aspirazione. Grazie a Quentic, i dipendenti hanno sempre accesso a informazioni complete su come proteggersi, assicurando che, alla fine della giornata lavorativa, possano tornare dalle loro famiglie e dai loro amici sani e salvi.

In DMK, la sicurezza sul lavoro e la tutela dell'ambiente sono saldamente ancorate al DNA aziendale. Oltre alle sostanze chimiche pericolose e cancerogene, l'azienda lattiero-casearia vuole evitare l'uso dei clorofluorocarburi (CFC) a causa del loro impatto dannoso sullo strato di ozono.

"Posso gestire le sostanze chimiche dannose per il clima in modo centralizzato in Quentic e garantire sistematicamente che nessuno possa utilizzarle. Controllo regolarmente tutte le schede di sicurezza. Se trovo un ingrediente che abbiamo vietato, come il refrigerante R22, invio immediatamente un avviso nel sistema".

Torsten Gutowski, Specialista in materia di sicurezza sul lavoro e responsabile delle sostanze chimiche pericolose del gruppo DMK

Concetto di autorizzazione intelligente: accesso rapido per chi va di fretta, informazioni precise per gli esperti

In qualità di amministratore principale della soluzione software, Torsten Gutowski è responsabile della mappatura dell'intera struttura organizzativa dell'azienda e della gestione delle autorizzazioni. Circa 1.500 dipendenti sono inseriti come utenti di Quentic e hanno accesso software come utente standard. I dirigenti hanno diritti più ampi e possono accedere anche al modulo Sicurezza sul Lavoro e al modulo Rischi e Audit. I ruoli di amministratore sono stati assegnati agli specialisti della sicurezza sul lavoro, ai responsabili ambientali e ai responsabili delle sostanze chimiche pericolose, oltre che ad un gruppo ristretto di utenti della sede centrale. Anche loro beneficiano del necessario livello di dettaglio e di una chiara panoramica di tutti i processi HSEQ dell'azienda. Anche il personale di servizio ha accesso al sistema, in modo da poter stampare rapidamente le schede di sicurezza aggiornate per i servizi di emergenza, se necessario.

"Come principio di base, tutti i dipendenti possono richiedere le autorizzazioni di lettura. Tuttavia, gli utenti vedono solo le informazioni relative alla loro area di responsabilità e ai processi e alle misure in cui sono direttamente coinvolti. In questo modo, si garantisce che le informazioni siano accessibili solo alle persone che hanno le autorizzazioni corrispondenti e che ne hanno bisogno, evitando così un sovraccarico di informazioni".

Torsten Gutowski, Specialista in materia di sicurezza sul lavoro e responsabile delle sostanze chimiche pericolose del gruppo DMK

Sette anni dopo la sua implementazione nella sede tedesca, l'azienda ha ora distribuito il software in altri Paesi. Secondo Torsten Gutowski, la sfida più grande in questa cooperazione internazionale è la barriera linguistica, ed è qui che entra in gioco la funzione di traduzione automatica di Quentic.

Supporto alla certificazione: superare gli audit con facilità

Ogni sito produttivo del Gruppo DMK è sottoposto annualmente a diversi audit, alcuni condotti dai clienti, altri da società di certificazione come DQS GmbH e altri ancora da revisori interni. Tutte le sedi sono certificate secondo la norma ISO 50001 (sistemi di gestione dell'energia). Inoltre, l'azienda esamina gli impatti ambientali lungo l'intera catena del valore e ha già ottenuto la certificazione ISO 14001 (gestione ambientale) per 17 sedi.

Torsten Gutowski supporta gli audit esterni e conduce autonomamente gli audit ambientali interni e i controlli sulle merci pericolose. Documenta le quantità e l'ubicazione delle sostanze chimiche pericolose e non pericolose stoccate nel sistema. Allo stesso tempo, Gutowski è in grado di ordinare tutti i prodotti chimici in base alle loro classi di pericolosità per l'acqua, per controllare dove sono stoccati i diversi prodotti chimici pericolosi e garantire che non possano contaminare l'ambiente. Durante questi controlli, a volte scopre sostanze chimiche che non sono registrate nel software e può correggerle aggiungendole al sistema con pochi tocchi sul suo tablet.

Un'unica soluzione software HSEQ, numerosi vantaggi

Oggi Torsten Gutowski non potrebbe fare a meno di Quentic nello svolgimento del suo lavoro quotidiano. Con l'aiuto della soluzione software, DMK soddisfa i requisiti di legge e ha ridotto il carico di lavoro a livello organizzativo. Tutte le persone coinvolte sono direttamente integrate nel sistema, il che rende molto più facile la cooperazione e il coordinamento tra i vari reparti e le varie sedi.

Storie di successo - Gruppo DMK

Cosa apprezza DMK del software Quentic

  • Maggiore trasparenza grazie al database standardizzato

  • Collegamenti intelligenti tra i moduli

  • Concetto di autorizzazione intelligente

  • Possibilità di effettuare analisi in qualsiasi momento

  • Funzioni di ricerca e filtro individuali

  • Applicazione completa in tutta l'area HSEQ

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