Calcolare l’impronta di carbonio con un clic: calcolo efficiente dei KPIs a livello globale

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Immagina, per un attimo, di essere il responsabile QHSE di un'azienda multiservizi con sedi in tutto il mondo e quasi 65.000 dipendenti. La sostenibilità rappresenta un pilastro fondamentale della strategia aziendale. Calcolare l'impronta di carbonio dell'intero gruppo, con tutti i vari servizi che fornisce, rappresenta una grande sfida! Come procedere?

Il team QHSE del Gruppo Dussmann si è trovato ad affrontare proprio questo compito. Sin dall’inizio, tutti erano d’accordo su un punto: evitare di gestire un progetto così complesso mediante un foglio di calcolo. In passato, infatti, il team aveva cercato di gestire il progetto mediante un sistema basato su elenchi, attraverso una giungla di dati creati in maniera non strutturata per il calcolo di 77 diversi indicatori, inserimenti multipli da parte di 376 dipendenti e da unità energetiche convertite in modo errato. Nel 2020, il team QHSE ha impiegato oltre cinque mesi per raccogliere tutti i fogli di calcolo, identificare e correggere le voci errate ed effettuare i calcoli necessari.

Oggi la situazione è cambiata radicalmente! Dal 2021, infatti, il Gruppo Dussmann si affida alla soluzione software Quentic per la produzione dei reports non finanziari. Questa soluzione consente al team QHSE di inserire online tutti gli indicatori necessari, di monitorarli in tempo reale e di intervenire rapidamente durante il processo di reporting in caso di anomalie o problemi. Questo non solo migliora la qualità dei dati, ma accelera notevolmente l'intero processo.

Utilizzando la Dashboard di Quentic Analytics, il team QHSE è in grado di presentare l'output, le emissioni totali di gas serra, in maniera accurata e in qualsiasi momento, insieme ai KPIs da esso derivati, filtrando anche i risultati per business unit. Per la prima volta, il Gruppo Dussmann può utilizzare questi risultati per definire obiettivi di sostenibilità quantificabili per gli anni a venire. Un traguardo importante per qualsiasi azienda realmente sostenibile.

Il Gruppo Dussmann

Dussmann offre servizi che pongono le persone al primo posto. Il gruppo è presente come fornitore multiservizi in diversi ambiti: gestione di strutture, impiantistica, gestione di asili nido, servizi professionali di assistenza e cura geriatrica. Inoltre, l'azienda è proprietaria della famosa libreria KulturKaufhaus di Berlino. Ovunque siano richiesti servizi di alta qualità, il Gruppo Dussmann è presente. Dal 2018, la gestione della sostenibilità è uno dei principali pilastri strategici del gruppo.

Fondata nel 1963, l'azienda a conduzione familiare non è ancora soggetta agli obblighi di rendicontazione CSR. Tuttavia, uno degli obiettivi che il Gruppo Dussmann si è posto è quello di calcolare i propri indicatori non finanziari, che comprendono attività in 21 Paesi e una forza lavoro di quasi 65.000 dipendenti.

L'elaborazione di un report di sostenibilità esaustivo consente a Dussmann adempiere le proprie responsabilità imprenditoriali e di soddisfare anche la crescente domanda da parte dei clienti circa le pratiche di lavoro sostenibili e rispettose dell'ambiente messe in atto dai loro fornitori di servizi. Inoltre, questo prepara il Gruppo Dussmann ad eventuali obblighi di rendicontazione CSR più ampi in futuro, come indicato dall'ultima bozza della Direttiva UE sulla rendicontazione CSR.

Sistema facile da usare e database supportano un input accurato

Tutte le divisioni aziendali del Gruppo Dussmann consumano naturalmente risorse nello svolgimento delle loro operazioni quotidiane. Ciò si traduce in emissioni indirette di CO₂, dovute al consumo di energia negli uffici e nelle mense, oltre alle emissioni dirette legate al clima e generate dal parco veicoli e dalle infrastrutture del gruppo.

Daniel Krebel, Responsabile QHSE di Dussmann, e Daria Steinbock, Responsabile del Rapporto di Sostenibilità, utilizzano adesso il Modulo Quentic Sostenibilità per inserire gli indicatori richiesti per la rendicontazione internazionale. In passato, questi indicatori erano sparsi in una serie infinita di fogli di calcolo prima di essere ricompilati manualmente. Oggi, invece, i dati non finanziari provenienti dalle diverse divisioni aziendali vengono inseriti nella soluzione centralizzata di Quentic, grazie ad un processo standardizzato che richiede un coordinamento minimo. Un set dettagliato di indicatori e i requisiti di convalida iniziale durante il processo di inserimento semplificano la registrazione e migliorano la qualità dei dati. La possibilità di caricare documenti come i contratti di fornitura di energia elettrica e di aggiungere commenti supplementari aggiunge ulteriori livelli di dettaglio agli input richiesti. Questo ha permesso al team di implementare un approccio basato sul mercato per gli Ambiti 1 e 2 in conformità con il Protocollo GHG per l'intero Gruppo Dussmann. Di conseguenza, per la prima volta è stato possibile calcolare un'impronta di carbonio completamente consolidata e verificabile.

Con Quentic, grazie alle opzioni selezionabili e predefinite, alle conversioni automatiche e alle fasi di convalida, l'uso incoerente delle unità energetiche nei campi di input e di calcolo appartiene al passato. In caso di anomalie, il team QHSE non deve più aspettare la fine del periodo di acquisizione dei dati per intervenire.

Analisi visiva dei dati: dai fogli di calcolo alle dashboards

Con una dashboard appositamente creata per Dussmann, Quentic Analytics fornisce l'output per i KPIs, anche mediante l'App Quentic. Quando il personale del reparto vendite desidera conoscere quanto sia grande l'impronta di carbonio, tutto ciò che deve fare è cliccare sull'App Quentic e visualizzare i dati corrispondenti. "Quentic è l'unica alternativa attraverso la quale possiamo misurare le nostre emissioni di CO₂ equivalente e visualizzarle in modo mirato per ogni per ogni business unit", sottolinea Daria Steinbock. I dati Quentic costituiscono la base per la definizione di obiettivi quantitativi ESG, a loro volta utilizzati per determinare i prossimi passi verso la neutralità climatica.

ESG: Environment, Social, Governance

L’impegno del Gruppo Dussmann relativamente ai criteri ESG (Environment, Social and Governance) è valutato da terze parti indipendenti. I criteri ESG sono parte integrante dei pilastri di sostenibilità del gruppo e vengono costantemente sviluppati nel suo sistema di gestione integrato (IMS). Nel 2021, il Gruppo Dussmann ha ricevuto una medaglia d'argento dalla piattaforma di rating EcoVadis per il suo impegno in ambito ESG. Oltre a EcoVadis, è previsto un ulteriore rating ESG per il 2022. Grazie a Quentic, la base dati necessaria è disponibile in forma consolidata e può quindi essere utilizzata direttamente.

Processo di gestione del cambiamento

Tutti i livelli gerarchici del Gruppo Dussmann, dagli addetti ai servizi fino al top management, sono caratterizzati da una forte consapevolezza dei temi legati all'ambiente e alla sostenibilità, soprattutto nell'erogazione dei servizi ai clienti. Tuttavia, il progetto di introdurre un software per ottimizzare e digitalizzare il reporting di sostenibilità era tutt’altro che un successo sicuro.

Vi erano sicuramente molti quesiti a cui rispondere: ad esempio, come integrare tutte le persone coinvolte, in questo caso i 376 dipendenti responsabili dell'acquisizione dei dati, in modo tale che il progetto non fosse compromesso?

È stato avviato un processo di gestione del cambiamento, che il team QHSE ha gestito e supportato con grande discrezione e considerazione. L'utilizzo di Quentic è estremamente intuitivo e ciò ha fornito un notevole vantaggio. Inoltre, per garantire che il personale responsabile fosse istruito, è stata fornita una formazione online sotto forma di guida passo-passo e un totale di sei webinar. Questo approccio ha avuto successo: il feedback è stato estremamente positivo e il personale di quasi tutti i Paesi ora lavora direttamente in Quentic. Per il restante personale che non è (ancora) pronto ad abbandonare completamente i fogli di calcolo, Quentic offre la possibilità di esportare e utilizzare modelli standardizzati. Ogni divisione aziendale può ora trasferire i dati rilevanti nel sistema centrale. In questo modo si garantisce che, alla fine del processo, tutti gli indicatori siano pienamente coerenti e raccolti in Quentic e possano essere analizzati e visualizzati direttamente nella soluzione software.

La sostenibilità come sistema di gestione integrato (IMS)

Il report di sostenibilità del Gruppo Dussmann si presenta come un sistema di gestione integrato (IMS) in conformità alle norme ISO 9001, ISO 45001 e ISO 14001. Tutti gli indicatori IMS sono standardizzati e coordinati con gli indicatori di sostenibilità, laddove appropriato, il che significa che possono essere integrati direttamente nel report di sostenibilità e contemporaneamente costituire la base per la revisione gestionale dell’IMS.

Cosa significa questo per l'utilizzo e l'ulteriore implementazione della soluzione software Quentic? Il calcolo dell'impronta di carbonio e la produzione di report di sostenibilità sono stati solo i primi passi compiuti dal Gruppo Dussmann con Quentic, nel tentativo di dare il via alle attività. La documentazione richiesta dalle unità aziendali Dussmann Service e Dussmann Technical Solutions in conformità alle norme ISO 45001, ISO 9001 e ISO 14001 viene digitalizzata come parte dell'IMS. Ciò include tutti i moduli utilizzati per registrare gli incidenti, come gli infortuni sul lavoro, e per segnalare le situazioni non sicure. Il progetto mira a digitalizzare circa 600 moduli esistenti, standardizzandoli laddove possibile e rendendoli disponibili nella lingua locale di ogni divisione aziendale, anche in mobilità tramite l'App Quentic.

Utilizzando Quentic, le divisioni aziendali hanno accesso a dati che prima erano decentralizzati e "nascosti" in nei fogli di calcolo e nelle e-mail. Ciò significa che il team QHSE può raccogliere in Quentic dati rilevanti sotto forma di KPI, come il numero di infortuni sul lavoro, i livelli di consumo energetico e il numero di audit completati. Questi dati possono essere utilizzati direttamente come indicatori di input nel Modulo Sostenibilità. 

Ciò dimostra che i diversi moduli della soluzione software Quentic non sono soluzioni isolate e singole. Al contrario, si integrano per facilitare la digitalizzazione completa di un sistema IMS, per formare un sistema coerente e integrato e per sfruttare appieno le sinergie.